Köpguide för Leitz dokumentförstörare

Dokumentförstörare är mer än någonsin en viktig del av varje kontor, hemmakontor eller arbetsplats.

I takt med att både den värld vi lever i och vårt sätt att arbeta utvecklas kommer mängden tillgängliga personuppgifter bara att öka. Detta påverkar oundvikligen möjligheterna till stöld, säkerhetsöverträdelser och oegentligheter.

Många tror att säkerhetsbestämmelser som GDPR endast gäller elektronisk data, men så är det inte. Med skärpta regler både online och offline behöver en pappersbaserad säkerhetslösning övervägas. Det säkraste och mest praktiska valet är en dokumentförstörare, eftersom den ger en visuell bekräftelse på att dokumenten verkligen förstörs.

Oavsett om du arbetar hemifrån, är kontorsarbetare, företagare eller konsument rekommenderar vi att du köper en dokumentförstörare som en del av skyddet av din integritet och god dataförvaltning.

Det finns ett stort utbud av dokumentförstörare att välja mellan. De finns i olika storlekar, med olika funktioner och erbjuder olika säkerhetsnivåer beroende på hur de skär och förstör dokument.

Vår köpguide för dokumentförstörare innehåller allt du behöver veta om dokumentförstörare och hjälper dig att göra det bästa valet för att se till att du är skyddad mot identitetsstöld, bedrägeri och mänskliga fel. För på Leitz vet vi att det inte finns något pris på sinnesfrid.

Varför behöver jag en dokumentförstörare?

Har du någonsin undrat vad du ska göra med oönskat pappersarbete hemma eller på kontoret? Innan du går till papperskorgen eller återvinningsbehållaren bör du tänka dig för en extra gång.

Under de senaste åren har i genomsnitt en av fem EU-medborgare utsatts för identitetsstöld¹. Identitetsstöld är något som händer när någons personliga uppgifter stjäls på nätet. Men det räcker med ett namn, en adress och ett födelsedatum från en papperslapp för att brottslingar ska kunna klona en persons identitet och börja använda den i olagliga syften.

Ännu värre är det om någon som vet vad han eller hon gör kan stjäla direkt från dig med hjälp av de finansiella uppgifter som finns på ett kontoutdrag, ett betalningskvitto eller ett gammalt debiterings- eller kreditkort som är dåligt sönderklippt.

Företag bör vara lika försiktiga innan de slänger gamla dokument. Innehåller något av pappersarbetet privata uppgifter om kunder eller anställda?  Om så är fallet omfattas det av GDPR:s bestämmelser om integritet och dataskydd.

Att bara slänga dokument som innehåller personuppgifter kan utgöra ett dataintrång, oavsett om de hamnar i fel händer eller inte.

Återigen bör du akta dig för antagandet att GDPR endast gäller digitalt dataskydd - det gör den inte. Enligtdataskyddsförordningen kan en personuppgiftsincident "definieras brett som en säkerhetsincident som har påverkat sekretessen, integriteten eller tillgängligheten av personuppgifter" (vår värdering). Det spelar ingen roll varifrån personuppgifterna kommer, utan endast om deras konfidentialitet eller integritet påverkas av att de blir tillgängliga på ett eller annat sätt.

Detta är de viktigaste skälen till att du bör betrakta hur gamla dokument kastas, som en fråga om datasäkerhet. Genom att makulera papper gör du informationen som de innehåller oläsbar.

En dokumentförstörare är därför ett effektivt försvar mot identitetsstöld och bedrägeri. Det hjälper också ditt företag att följa GDPR, så att du undviker de potentiellt höga böterna och den ryktesspridning som kan uppstå vid ett dataintrång.

Hur väljer jag en bra dokumentförstörare?

Det finns mycket att tänka på när du köper en dokumentförstörare för ditt hem eller företag. Att välja rätt modell är en fråga om att matcha dina krav och din budget med de funktioner som varje modell erbjuder.

Vi börjar med vad du behöver. Vi kan dela in detta i två huvudkategorier - vilken typ av plats du köper en dokumentförstörare för och vilken säkerhetsnivå du vill ha.

Var kommer du att använda dokumentförstöraren?

Var en dokumentförstörare används är en avgörande för ett antal viktiga överväganden som kommer att påverka ditt köpbeslut.

Faktum är att tillverkarna ofta utformar dokumentförstörare med särskilda platser i åtanke, så de marknadsförs ofta som personliga dokumentförstörare eller dokumentförstörare för hemmet, som stora dokumentförstörare för kontoret och så vidare.

Placeringen av din dokumentförstörare leder vidare till svar på andra frågor om användning och driftskrav, t.ex:

• Hur många personer kommer att använda dokumentförstöraren?
• Hur ofta kommer den att användas?
• Hur mycket material behöver den hantera per timme/dag/vecka etc.?
• Hur mycket utrymme har du för en dokumentförstörare?
• Hur mycket buller är acceptabelt under drift?
• Vad behöver du för att använda dokumentförstöraren så effektivt och problemfritt som möjligt?

Här är fyra vanliga exempel på användningsområden för dokumentförstörare och de viktigaste sakerna att tänka på när du köper för vart och ett av exemplen

Mindre kontor

På ett litet kontor eller en liten avdelning där flera personer delar på samma dokumentförstörare kommer maskinen att användas mer regelbundet. Hållbarhet och förmågan att fungera under längre perioder blir därför en viktigare faktor för vilken modell du väljer.

För att påskynda processen och undvika folk som står i kö för att använda dokumentförstöraren, vill du ha en modell som kan hantera ett större antal ark. Detta är särskilt användbart för att makulera stora dokument och broschyrer utan att behöva plocka isär dem ark för ark.

Du behöver också en dokumentförstörare som kan hantera andra material än papper, som ser till att ett ökat antal häftklamrar och gem inte orsakar problem.

Viktiga funktioner att hålla utkik efter:

• Längre körtid
• Högre kapacitet för manuell inmatning av ark eller grundläggande automatisk matning
• Varningar/indikatorer för när avfallsbehållaren behöver tömmas
• Anti-jam-teknik
• GDPR-kompatibel säkerhetsnivå

Kopieringsrum

Om ditt företag eller din organisation har ett särskilt utskrifts- och kopieringsrum är detta en naturlig plats att placera en dokumentförstörare på.

För större arbetsplatser är det ett effektivt alternativ att samla in allt oönskat och använt pappersarbete för att göra sig av med det på ett och samma ställe. Det underlättar också datahantering, eftersom du kan se till att all dokumentation som innehåller potentiellt känsliga uppgifter hanteras på ett konsekvent sätt.

Men för att uppnå detta behöver du en tung maskin som kan strimla material i industriell skala. I dessa miljöer bör du välja en stor dokumentförstörare som har hög kapacitet, maximal körtid och automatisk matning.

Vid makulering av stora volymer kan automatisk anti-jam-teknik för att förhindra att dokument fastnar också göra stor skillnad för hastigheten och effektiviteten, eftersom maskinen i de flesta fall löser blockeringar själv och fortsätter utan uppmärksamhet eller avbrott.

Viktiga funktioner att hålla utkik efter:

• Maximal kapacitet för behållare
• Maximal körtid
• Automatisk inmatning med maximal arkkapacitet
• Automatisk anti-jam-teknik
• Digital touchskärm
• Robust konstruktion och långvarig hållbarhet
• Avancerad säkerhetsnivå (för hantering av juridiskt känsliga och sekretessbelagda dokument)

Vilken typ av dokumentförstörare är säkrast?

Dokumentförstörare får en säkerhetsklass beroende på hur stora bitar de skär dokumentet till. Ju mindre bitar, desto högre säkerhetsnivå, eftersom risken är mindre att någon kan sätta ihop dokumentet för att få ut känsliga uppgifter ur det.

Var en dokumentförstörare används kan ge en viss indikation på vilken säkerhetsnivå som krävs - traditionellt sett har det varit mindre viktigt med säkerhet när man till exempel förstör personliga papper hemma än när man hanterar konfidentiella dokument för ett stort företag.

Detta är dock inte fastslaget. Vilken säkerhetsnivå som behövs beror helt på vilken typ av arbetstagare du är, var du arbetar, vilken typ av dokument du måste ta hand om och vilka krav som gäller. Det handlar inte bara om miljön där dokumentförstöraren används. Många arbetstagare måste fortfarande hantera mycket känsligt material även när de arbetar hemifrån.

Det är därför viktigt att du noga överväger dina säkerhetsbehov och väljer en dokumentförstörare därefter.

På Leitz klassificerar vi alla våra dokumentförstörare enligt branschstandarden Protection Rating, även kallad P-nivå.

Ju högre P-nivå modellen har, desto högre säkerhetsklassning. Du kan också se hänvisningar till en DIN-klassificering, där DIN står för Deutsches Institut für Normung, det tyska standardiseringsorgan som har blivit den faktiska auktoriteten för säkerhet i dokumentförstörare.

Förklarande funktioner för dokumentförstörare

När du vet vad du behöver av en dokumentförstörare kan du välja en modell som uppfyller dessa krav.

Det är vanligt att dokumentförstörare marknadsförs som "dokumentförstörare för hemmakontoret" eller "professionella dokumentförstörare för kontoret", men vi rekommenderar starkt att du tittar noga på alla funktioner som erbjuds innan du köper för att se till att modellen verkligen passar dig.

Genom att välja en dokumentförstörare utifrån en grundlig förståelse för dess funktioner och fördelar ökar du chansen att köpa en modell som du är nöjd med och som ger dig valuta för pengarna.

I det här avsnittet tar vi upp alla de viktigaste funktionerna som du bör känna till för att kunna välja och använda din dokumentförstörare på ett framgångsrikt sätt.

Kapacitet för avfallsbehållare

En dokumentförstörares "avfallsbehållare" är den behållare som rymmer alla bitar som makuleras. Behållarkapaciteten anger hur mycket som kan rymmas i behållaren innan den måste tömmas. Du kan se att kapaciteten anges i liter, i antal ark (dvs. hur många strimlade A4-ark den klarar av innan den är full) eller både och.

En allmän tumregel är att ju fler dokument du behöver göra dig av med och ju oftare du behöver använda dokumentförstöraren, desto större kapacitet bör du välja. Det beror på att du behöver tömma den mindre ofta, vilket gör den effektivare och bekvämare att använda.

En mycket stor behållarkapacitet innebär en stor enhet, så det tillgängliga utrymmet är en faktor att ta hänsyn till. Tänk också på att en lägre säkerhetsklass innebär att sopkärlet fylls upp snabbare, eftersom större bitar tar upp mer utrymme i sopkärlet. Detta är värt att tänka på när det gäller modeller som marknadsförs för hemmabruk, som tenderar att vara kompakta i storlek och ha en lägre P-nivå.

Typ av inmatning

Inmatningen är den mynning i dokumentförstöraren där dokumenten förs in. Den typ av inmatning som finns kan delas in i tre underkategorier:

Belastningskapacitet:

Last- eller inmatningskapaciteten anger hur många ark som kan matas in i dokumentförstöraren samtidigt. Som ett standardmått baseras siffran i modellens specifikation på ett A4-format 80 gsm-skrivpapper.

Eftersom fler ark kan strimlas åt gången ger en högre lastkapacitet snabbare strimling och rekommenderas för höga volymer.

Om du behöver makulera dokument som är större än A4 kan du kanske vika pappret till den önskade storleken. Tänk dock på att om du viker arket kommer det att påverka tjockleken och därmed antalet ark som strimlas. Alla våra IQ dokumentförstörare kan ta hand om A3-dokument vikta på mitten, men inte om belastningskapaciteten överskrids. När du strimlar vikta papper ska du alltid tänka på volymen.

Inmatningsstorlek

De flesta dokumentförstörare är utformade för att som standard mata pappersark i A4-storlek. Det finns modeller med bred ingång för A3-storlek som är värda att överväga om du behöver strimla större dokument i stora volymer.

Om du köper en dokumentförstörare med en inmatning för A3-ark slipper du vika dokumenten för att förstöra dem. Utan att minska belastningskapaciteten kan du strimla stora dokument snabbare.

Manuell dokumentförstörare vs. automatisk

Manuella dokumentförstörare är den vanligaste typen av dokumentförstörare, där pappret sätts in för hand i förstoringsfacket (den s.k. munnen).

Automatiska dokumentförstörare har däremot ett helt automatiserat system där du kan placera en hög med papper i en inmatningsbricka och dokumentförstöraren gör resten och matar arken automatiskt genom munnen på dokumentförstöraren. Detta är en stor tidsbesparing för användare som strimlar i omgångar.

Automatisk inmatning rekommenderas för större volymer. Leitz IQ manuella dokumentförstörare har till exempel en lastkapacitet på mellan 10 och 20 ark åt gången. Men med Leitz IQ Autofeed dokumentförstörare kan du göra dig av med upp till 600 ark åt gången.

Automatiska dokumentförstörare passar bra för upptagna arbetsrutiner och hjälper människor att strimla på det sätt som de vill strimla.

Undersökningar från Deep Blue Insight visar att 47% av personerna "makulerar när de går", dvs. makulerar dokument omedelbart när behovet uppstår, medan 53% antingen har ett område där de förvarar dokument som behöver makuleras, eller har en rutin för arkivering av dokument och tenderar att makulera i omgångar.

Körtid

Drifttiden för en dokumentförstörare är den tid som den kan användas utan uppehåll och avbrott. Detta är i princip ett mått på motorns motståndskraft - om du pressar en dokumentförstörare över sin körtid riskerar du att få permanenta skador. Som en säkerhetsåtgärd vid felövergång stängs de flesta moderna dokumentförstörare automatiskt av när körtiden är uppnådd.

Förutom körtid har dokumentförstörare också en nedkylningstid, vilket är den tid som de måste stå kvar efter att körtiden har nåtts innan de kan användas igen. Detta är återigen för att förhindra att motorn överhettas.

I budgetvarianter som endast är avsedda för personligt bruk kan det hända att en dokumentförstörare har en mycket kort körtid. Det går bra så länge du bara behöver strimla några ark åt gången och inte behöver använda den särskilt ofta.

När volymen och frekvensen av dokumentförstöring ökar, till exempel på ett hektiskt kontor, blir korta körtider ett problem. Ingen vill att en dokumentförstörare ska stängas av halvvägs genom ett jobb för att körtidsgränsen har nåtts, eller att den ska behöva vänta på att den ska svalna.

Leitz IQ dokumentförstörare har generösa körtider, som med våra modeller med större kapacitet ökar till maximalt 240 minuters kontinuerlig användning. Lika viktigt är att alla våra dokumentförstörare har indikatorlampor som talar om för dig när de har nått sin körtidsgräns och är redo att användas igen.

Säkerhetsfunktioner

Att äga en dokumentförstörare har säkerhetsmässiga konsekvenser. Skarpa skärare som arbetar med hög hastighet utgör en betydande säkerhetsrisk om de inte används försiktigt och korrekt.

Om du använder en dokumentförstörare i hemmet bör du bekanta dig med tillverkarens riktlinjer för säker användning. Om du köper en dokumentförstörare för arbetsplatsen måste du införliva användningen av dokumentförstöraren i din hälso- och säkerhetspolicy och utbilda all personal som använder den.

För att underlätta allt detta har dokumentförstörarna en rad inbyggda säkerhetsfunktioner som är utformade för att skydda mot olyckor. Vi har redan nämnt några - automatisk start på manuella dokumentförstörare och avstängning med körtidsbegränsning/överhettningsskydd. Här är några andra att hålla utkik efter:

• Automatiskt stopp. Stänger av motorn så snart ett stopp upptäcks så att inget mer material täpps till
• Inmatning i omvänd riktning. Vänder inmatningsriktningen för att lösa upp ett stopp, vilket gör att ingen behöver lägga handen för nära.
• Lås för avfallsbehållaren. Stoppar dokumentförstöraren om behållaren inte är korrekt låst på plats.

Hur underhåller man en dokumentförstörare?

Automatisk oljning & oljeblad

Om de används på rätt sätt är Leitz IQ dokumentförstörare lätta att använda och underhålla. Det största underhållsbehovet är att hålla dem oljade.

Genom att olja en dokumentförstörare förhindrar du att knivarna fastnar, vilket kan orsaka fler stopp och så småningom motorstopp. Det vanligaste sättet att olja en dokumentförstörare är att manuellt sätta in en oljeplatta. Maskinen arbetar genom oljeplattan som vilket annat material som helst och sprider oljan över de rörliga delarna. Detta bör göras ungefär en gång i månaden. Regelbunden oljebehandling förhindrar pappersstopp, när papper fastnar i skärarna finns det en risk att motorerna överhettas när de försöker lösa problemet, vilket orsakar stor belastning och genererar mycket värme.

Regelbunden rensning av avfallsbehållaren

Ett annat tips för att förhindra stopp är att tömma behållaren regelbundet för att förhindra att den svämmar över. Om dokumentförstörarens behållare fylls för mycket kan det strimlade pappret samlas upp i skärarna och öka risken för att det bildas ett stopp.

Vad ska jag göra om min dokumentförstörare går sönder?

För att du ska kunna känna dig trygg är det viktigt att se till att dokumentförstöraren har en bra garantiperiod för både skärarna och själva maskinen och att du köper från en välrenommerad tillverkare som du kan kontakta direkt om det skulle uppstå behov.

Leitz IQ dokumentförstörare har en utökad garanti (när de registreras på plats) och support via en kundtjänst och en FAQ.  Om du redan äger en Leitz dokumentförstörare ska du registrera den här.