Pandemin har lett till beständiga förändringar i sättet vi oragniserar vår arbetskraft. Distansarbete fanns förstås långt före 2020. Men det betraktades i stor utsträckning som en förmån på jobbet, något som man lät folk göra på fredagar för att pigga upp.

Före pandemin arbetade ungefär en av tre personer på distans en del av tiden. Men under toppen av COVID-19 jobbade nästan hälften av alla människor hemifrån på heltid. Det visade att distansarbete var mer än en nyhet. För de sektorer av ekonomin som till stor del innebär skrivbords- och datorbaserat arbete blev det uppenbart att det var ett lönsamt alternativ till att låta människor resa för att jobba i gemensamma utrymmen.

När man funderar på fördelarna med pendlingstid och -kostnader, och det faktum att många känner att de är mer produktiva när de jobbar hemifrån, är det ingen överraskning att hälften av arbetstagarna vill fortsätta att arbeta på distans på lång sikt.

COVID har alltså förändrat sättet att organisera arbetskraften. I förlängningen har det också inneburit förändringar inom management. Våra modeller och teorier om management och ledarskap har alltid byggt på ett huvudantagande - att de personer som du leder kommer att vara fysiskt närvarande i åtminstone samma byggnad.

Nu när distansarbete har tagit bort det antagandet för oss finns det mycket att ompröva. Hur ser tillsynen av distans-teamen ut? Hur kan du se till att folk jobbar om du inte kan se om de sitter vid sina skrivbord? Hur upprätthåller du starka kommunikationskanaler mellan teamen, möjliggör effektivt samarbete, fördelar uppgifter och skapar en teamkänsla?

Kanske är det mest grundläggande att vi måste fundera på om övergången till en kultur med flexibla arbetsformer förändrar karaktären på själva ledarskapet och gruppledarskapet. Så hur ser denna "nya normalitet" ut inom management?

Här är några best practice-principer kring management och distansansarbete.

Adoptera ett positivt mindset

Det finns många olika ledarskapsstilar. Vissa människor är naturligt bra på att organisera. De gillar att vara navet i allt som händer och har en praktisk inställning till ledarskap, fördelar uppgifter, ber om uppdateringar i farten och hjälper till när det behövs. Detta fungerar bra i en kontorsmiljö där du är en fysisk del av teamet och leder från fronten, så att säga.

Det är dock inte lika lätt att genomföra med distansstyrda team. Det kräver kontinuerlig dialog, vilket kan vara distraherande när den måste ske i form av chatt eller samtal. Som chef för ett team på distans befinner du dig per definition på avstånd från din personal. Istället för att kämpa emot detta bör du ta emot det och anpassa din ledarskapsstil därefter. Ta ett steg tillbaka och försök att se din roll som en möjliggörare, en person som fokuserar på att hjälpa andra att göra sitt jobb. Istället för att ta initiativet och leda från början bör du anpassa dig så att du erbjuder hjälp när det behövs eller när du blir tillfrågad.

Lita på ditt team

Många chefer kämpar med vad som känns som en förlust av praktisk kontroll när de leder anställda på distans. Hur håller du koll på prestationerna? Var finns ansvarsskyldigheten? Hur vet du att människor gör det de ska göra?

Försök att inte kämpa emot. Distansarbete kräver oundvikligen att managers litar mer på sina anställda, eftersom de inte kan se över deras axlar för att se vad de gör. Men många människor reagerar mycket positivt på att få extra förtroende. De vill inte bli detaljstyrda, utan vill ta ansvar för sitt eget arbete och visa vad de går för. Ge dem chansen så kommer du förmodligen att bli positivt överraskad av resultatet.

Ställ upp förväntningar men sträva efter samförstånd

Att lita på dina distansanställda behöver inte betyda att du ger dem helt fria tyglar. Som ledare är du fortfarande ansvarig för att se till att alla drar sitt strå till stacken för att uppnå bästa möjliga resultat för företaget. Ansvarsskyldighet är viktigt. Så sätt upp förväntningar på prestationer, resultat, beteende osv. Upprepa dem regelbundet så att alla är på det klara med dem. Lita sedan på att dina team uppfyller dessa förväntningar.

Samtidigt ska du, när det är möjligt, få input från alla om det bästa sättet att driva laget och vilka gemensamma förväntningar som bör finnas. Människor köper lättare saker om de känner att de har ett ägarskap över dem.

Var flexibel

Det finns en anledning till att distansarbete också kallas flexibelt arbete. Det betyder inte bara att man flexibelt kan växla mellan kontoret och hemmet (vilket inte ens gäller för hemarbetande på heltid). Det innebär också att du kan vara flexibel när det gäller arbetstider och arbetsmönster.

En av de stora fördelarna med distansarbete/flexibelt arbete är att det ger de anställda större möjligheter att anpassa sitt arbetsliv till andra aspekter av livet, t.ex. skolgång och barnomsorg. Eftersom båda föräldrarna i de flesta hushåll arbetar heltid är detta ett absolut måste för många människor...

Ja, du kan ställa upp förväntningar på när folk måste arbeta, oavsett om det är för att de ska kunna delta i möten eller interagera med kunder. Men i stället för att diktera fasta arbetsmönster kommer du att finna det mycket mer produktivt om du litar på att dina distansanställda kan göra det de behöver göra på de tider de själva väljer.

Fokusera på att ge stöd på alla sätt du kan

För att sluta cirkeln - det bästa sättet att sätta ett möjliggörande tankesätt i verket är att prioritera att hjälpa dina distansanställda på alla sätt du kan. Först och främst ska du vara tillgänglig. Jobba för att se till att alla i ditt team vet att de kan be dig om hjälp när de behöver det. Två saker som verkligen hjälper till är att regelbundet fråga om det finns något du kan göra för att hjälpa till. Och sedan agera snabbt på allt som de ber om.

Gör allt du kan för att fråga vad folk tycker om distansarbete och om de har några problem med något. Var specifik med dina frågor - är deras internetuppkoppling bra nog? Fungerar alla molnprogram som de använder bra? Hur ser deras hemmakontor ut? Är de bekväma när de arbetar, behöver de ergonomiska produkter till sin arbetsplats för att minska smärta och belastning? Har de den utrustning de behöver, har de tillräckligt med föravringsmöjligheter?

Allt detta är saker som du som manager har möjlighet att förbättra. Du hittar en checklista och fler tips i vår startguide för nya anställda. Ju bekvämare och gladare du kan göra dina distansanställda, desto mer produktiva kommer de att vara. Genom att hjälpa dem kan du vinna deras förtroende och lojalitet, och tillsammans kan ni uppnå bättre resultat och en trivsammare arbetsmiljö.