Många företag har upptäckt att de måste anpassa sina arbetsmetoder för att kunna locka till sig och behålla talanger. Förutom att stärka rekryteringsprocessen kan flexiblare arbetssätt även hjälpa de anställda att jobba mer produktivt och få dem att må bättre.

Ett flexibelt arbetssätt som många företag infört är hybridarbete. Det innebär att anställda jobbar en del av sin arbetstid hemifrån och en del på kontoret. Detta kan ge många fördelar för både den anställde och företaget, men för att det ska fungera bra är det viktigt att sätta en policy för vad som gäller.

Nedan följer våra bästa metoder för att lyckas med hybridarbete, från de verktyg som behövs till de vanor som behöver anpassas.

 

 

Utrusta din personal med de rätta verktygen

När dina anställda rör sig mellan hemmet och kontoret är det viktigt att de har verktygen de behöver för att utföra sitt jobb på ett effektivt sätt. En laptop, en trådlös mus och ett trådlöst tangentbord är grundläggande verktyg och funkar bra att transportera mellan olika arbetsplatser om man väljer kompakta varianter. Arbetsgivarens ansvar för personalens hälsa och välbefinnande omfattar även hemarbete, så glöm inte ergonomin. Vårt justerbara laptopstativ förbättrar hållningen och gör att du kan jobba bekvämare vid datorn. Det kan dessutom fällas ihop för enkel transport eller förvaring. Att personalen har en en lämplig laptopväska är också viktigt, så att de kan transportera sin utrustning, anteckningsböcker och annat som de behöver. Det är ett enkelt sätt att se till att de har det de behöver, oavsett om de jobbar på kontoret eller hemifrån.

Många företag som tillämpar hybridarbete har också implementerat hot desking, eller flexibla arbetsplatser, på kontoret. När alla inte jobbar på kontoret samtidigt behövs mindre utrymme. Företag kan alltså dra nytta av att hyra mindre kontor eftersom varje enskild anställd inte behöver ett fast skrivbord som står tomt en del av veckan. Om ditt företag också övergår till hot desking bör du se till att du har rätt utrustning för att hjälpa personalen att organisera kontoret. En förvaringslåda kan vara ett perfekt verktyg, så personalen kan packa undan utrustning som de inte behöver ta med sig hem och förvara den tills de är på kontoret nästa gång. Detta hjälper människor att hålla ordning på skrivbordet på jobbet och hålla det städat för nästa person som använder arbetsplatsen. 

Ställ tydliga förväntningar

Det är viktigt att ställa tydliga förväntningar på produktiviteten vid hybridarbete. Vissa personer kan vara benägna att slappna av hemma eftersom det finns fler distraktioner - andra kan tycka att de jobbar för mycket för att gränsen mellan arbetsliv och privatliv suddas ut. Se till att tydligt kommunicera uppgifter och deadlines. Det är inte specifikt för hybridarbete, men det är ännu viktigare då. Håll regelbunden kontakt med teamet för att se till att alla hittar en god rytm och produktivitet och för att se till att de mår bra.

Man bör också fastställa förväntningar på vilka dagar de anställda förväntas vara på kontoret och när de ska eller kan jobba hemifrån. Olika policyer för hybridarbete fungerar bäst för olika företag. Vissa företag kan dra nytta av att fastställa specifika dagar för varje anställd, medan andra föredrar att låta individen själv bestämma. Du kanske vill ha samma schema varje vecka eller ändra det vecka för vecka beroende på vilka projekt du arbetar med. Oavsett vad som fungerar för ditt team är det viktigt att tydligt kommunicera vad som gäller.

 

 

Utnyttja digitala kommunikationsverktyg

Det är viktigt att upprätthålla en god kommunikation när teamet arbetar på olika platser. Digitala kommunikationsverktyg är väsentliga för att se till att alla i teamet hålls uppdaterade om utvecklingen i projekt och inom företaget, och även för att hålla kontakten socialt. Se till att alla vet vilka kanaler de ska använda för olika ämnen, så att inget missas eller försvinner i bruset.

Plattformar för snabbmeddelanden kan till exempel vara bra för mer informell kommunikation, medan e-post kan användas för mer officiell korrespondens. Företaget kan behöva se över sin kommunikationsstrategi för att se till att rätt budskap når rätt personer. Du bör också ha kanaler öppna för att människor ska kunna svara så att eventuella problem eller frågor kan komma upp. Detta hjälper människor att känna sig engagerade i företaget och hjälper dem att veta vad som förväntas av dem.

Organisera uppgifter och projekt

När du organiserar ditt hybridarbete bör du tänka på vilka typer av uppgifter och projekt du behöver utföra. Vissa typer av arbete kan vara bättre lämpade att göra hemma, då man kan jobba effektivt på egen hand, medan andra är bättre lämpade för kontoret där man kan samarbeta och bolla idéer. Arbeta tillsammans med ditt team för att organisera ett arbetsflöde så att rätt uppgifter kan utföras på rätt plats.

Om det inte är möjligt att hålla möten eller workshops personligen varje gång, använd digitala verktyg i stället. Inkludera länkar i alla mötesinbjudningar så att personer som inte är på plats kan koppla upp sig i mötet och delta ändå.

Kom ihåg dataskydd

Dataskydd kan vara ett problem när du har personal som arbetar utanför din anläggning. Du kan undanröja denna rädsla genom att se till att relevanta anställda har en dokumentförstörare för hemmabruk. Med en dokumentförstörare hemma kan de anställda förstöra konfidentiella papper på ett säkert sätt, i stället för att transportera dem mellan hemmet och kontoret. Detta minskar sannolikheten för dataintrång och säkerställer att företaget kan följa GDPR. Det kommer också att hjälpa den anställde i privatlivet, eftersom men enkelt kan makulera oönskade papper som annars kan ligga och skräpa eller som innehåller personuppgifter och därför inte är så smart att slänga i vanliga soporna. 

Upprätthåll en god kultur

Du bör inte kompromissa med kulturen bara för att dina anställda jobbar från olika platser. Tänk på vad som gör din företagskultur unik och försök att kopiera det digitalt. Det kan vara så enkelt som att check in med medarbetarna via chatten eller så kan du organisera en regelbunden frågesport eller ett virtuellt fikarum som hålls via videosamtal. Detta kan bidra till att stärka banden mellan de anställda och främja deras produktivitet när det är dags att arbeta.

Om det är viktigt för dina anställda att få tid att träffas kan du planera in en dag varje månad eller kvartal då alla måste vara på kontoret. Håll ett möte för att uppdatera dem om resultat och nyheter som rör verksamheten. Detta är ett utmärkt tillfälle att uppmärksamma de anställda för deras goda arbete och få dem att känna sig uppskattade.

 

 

Reflektera över din onboardingprocess

De första veckorna på ett nytt jobb är avgörande för att hjälpa nyanställda att förstå sin roll och sin plats i företaget. Om teamet jobbar från olika platser kan det vara svårare att få den här processen att gå smidigt. Du kanske vill be nyanställda att jobba från kontoret medan de får en känsla för jobbet och sedan övergår till hybridarbete när de känner sig säkrare.

Det kan också vara bra att be en eller flera gruppmedlemmar att arbeta från kontoret tillsammans med den nya personen under de första veckorna. På så sätt finns det alltid någon som kan ge stöd och hjälpa dem att lära sig det nya jobbet. Detta innebär vanligtvis att de lär sig saker snabbare och kan hybridjobba på ett effektivt sätt tidigare. Se till att de känner till de rätta kanalerna att kommunicera med teamet och vad som förväntas av dem när de övergår till hybridarbete. Se också till att de har en chans att prata med varje medlem i teamet under den första veckan, antingen personligen eller via ett videosamtal. Det hjälper dem att känna sig som en del av gruppen och att veta vem de ska vända sig till när det gäller olika uppgifter och projekt.

Be om feedback regelbundet

Sträva efter att få regelbunden feedback från de anställda både före och efter att ni har infört hybridarbete. Samarbeta med personalen för att hitta rätt policy för hybridarbete genom att ta reda på vad de tror fungerar bäst för deras sätt att jobba. Ni kan sedan kombinera den feedbacken med vad som fungerar bäst för företaget i stort, för att hitta den perfekta policyn för hybridarbete.

Ni bör också få återkoppling när policyn har införts för att se till att allt fungerar som det ska. Informera de anställda om hur de kan ta upp problem och vidta rätt åtgärder för att rätta till eventuella problem. Skicka ut regelbundna undersökningar under året och ha en öppen kanal där folk kan dela med sig av sin feedback på en ad hoc-basis. På så sätt kan du göra nödvändiga förbättringar av ditt hybridarbete för att se till att det fortsätter att fungera bra.

Leitz har ett stort sortiment av produkter till kontoret och  hemmakontoret , så du kan skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö oavsett var du jobbar ifrån.

Läs mer om flexibla arbetsmetoder för ditt företag:

Kan Hot Desking gynna ditt företag?

Bör företag överväga en kortare arbetsvecka?

10 effektiva sätt att se till att distansarbetare är nöjda