Mnohé spoločnosti v poslednom období zistili, že ak si chcú udržať svojich najlepších zamestnancov, najmä mladé talenty, alebo prilákať nové, musia upraviť svoje zásady na pracovisku. Okrem náboru talentov môže prijatie flexibilnejších spôsobov práce pomôcť zamestnancom pracovať produktívnejšie a podporiť ich pracovnú pohodu.

Práve hybridný pracovný model je jedným z flexibilných pracovných postupov, ktoré spoločnosti zaviedli a ktoré sa u zamestnancov osvedčili. Hybridná práca znamená, že zamestnanci odpracujú časť svojho týždenného alebo mesačného pracovného času z domu a časť v kancelárii. Tento model môže priniesť veľa výhod zamestnancom aj podniku, ale pre jeho úspech je nevyhnutné správne nastaviť internú politiku hybridnej práce.

Ďalej uvádzame osvedčené postupy pre úspešnú hybridnú prácu, od nástrojov, ktoré potrebujete, až po pracovné návyky, ktoré si musíte osvojiť.

 

 

Zaobstarajte pre svojich zamestnancov správne nástroje a pomôcky

Ak vaši zamestnanci pracujú doma a zároveň aj v kancelárii, je nevyhnutné, aby mali správne pracovné vybavenie. Napríklad notebook s bezdrôtovou myšou a bezdrôtovou klávesnicou je ideálny na prenášanie medzi pracoviskami. Zodpovednosť zamestnávateľa za zdravie a pohodu zamestnancov sa vzťahuje aj na ich domáce pracovné prostredie, preto ako zamestnávateľ dôkladne zvážte správnu ergonómiu pracovného miesta. Náš nastaviteľný stojan na notebook zlepšuje pohodlie pri sledovaní monitora a držanie tela, navyše sa dá zložiť naplocho na zjednodušenie prepravy. Mali by ste tiež zabezpečiť, aby mali zamestnanci vhodnú tašku na notebook, v ktorej by mohli nosiť svoje vybavenie a potrebné dokumenty alebo notebook. Vďaka tomu budú mať vždy po ruke to, čo potrebujú, či už pracujú v kancelárii alebo doma.

Mnohé spoločnosti, ktoré zavádzajú hybridnú prácu, využívajú zároveň v kancelárii aj politiku hot-deskingu. Pri určitom počte ľudí pracujúcich mimo kancelárie je potrebný menší priestor. Pre firmy je preto prenájom menších kancelárií výhodný, pretože ľudia nepotrebujú mať k dispozícii stály stôl, keďže bude časť týždňa prázdny. Ak aj vaša spoločnosť prechádza na hot-desking, mali by ste skontrolovať, že máte správne vybavenie, ktoré pomôže zamestnancom pri organizácii kancelárie. Úložný box je ideálny na to, aby si ľudia mohli zabaliť svoje pomôcky, ktoré si nepotrebujú zobrať domov, a uskladniť ich do ďalšej návštevy kancelárie. Úložné boxy pomáhajú udržiavať poriadok na stole a zachovať veci v poriadku 

Stanovte jasné očakávania

Pri hybridnej práci je dôležité stanoviť jasné očakávania týkajúce sa produktivity práce. Niektorí ľudia majú tendenciu venovať sa doma aj mimopracovným činnostiam a rozptyľujú sa rôznymi podnetmi, iní naopak zistia, že pracujú príliš veľa, pretože neoddeľujú prácu od domáceho života. Dbajte na to, aby projekty mali stanovené termíny a úlohy prehľadne a aby o nich bol tím priebežne informovaný. Udržujte pravidelný kontakt so svojimi kolegami, aby ste sa uistili, že všetci pracujú produktívne, plnia svoje úlohy a zároveň sa starajte o ich pohodu.

Mali by sa tiež stanoviť očakávania, ktoré dni majú byť zamestnanci v kancelárii a kedy budú pracovať z domu. Nie je možné ani správne predpísať jeden model; v každej spoločnosti bude fungovať iná forma hybridnej práce. Niektorým podnikom môže vyhovovať určenie konkrétnych dní pre každého člena tímu, zatiaľ čo iné môžu uprednostňovať individuálne rozhodnutia. Možno budete chcieť dodržiavať rovnaký harmonogram každý týždeň alebo ho meniť v závislosti od toho, na akých projektoch pracujete. Nezabudnite tieto zásady a pravidlá jasne formulovať, nech sú akékoľvek.

 

 

Používanie digitálnych komunikačných nástrojov

Keď členovia tímu pracujú na viacerých miestach, je dôležité udržiavať dobrú vzájomnú komunikáciu. Pomocou digitálnych komunikačných nástrojov môžete zabezpečiť, aby boli všetci členovia tímu informovaní o priebehu projektu a firemných udalostiach a aby zostali v sociálnom kontakte. Mali by ste sa uistiť, že ľudia vedia, ktoré kanály a priečinky majú používať na konkrétne diskusie, témy a úlohy.

Platformy na posielanie okamžitých správ môžu byť vhodné na neformálnu komunikáciu, zatiaľ čo e-mail sa môže používať na formálnejšiu korešpondenciu. Podnik možno bude musieť prehodnotiť svoju komunikačnú stratégiu, aby sa zabezpečilo, že sa správne informácie dostanú k správnym ľuďom. Mali by ste tiež mať otvorené kanály, aby ľudia mohli reagovať a aby ste mohli riešiť akékoľvek obavy alebo otázky. Pomôže to ľuďom, aby sa cítili zapojení do komunity, a zároveň budú môcť zistiť, čo sa od nich očakáva.

Organizácia úloh a projektov

Pri organizovaní hybridnej práce si premyslite typy úloh a projektov, ktoré bude potrebné realizovať. Niektoré úlohy môžu byť vhodnejšie pre prácu z domu, kde budú ľudia pracovať sami, a iné sa môžu lepšie riešiť v kancelárii, kde môžu ľudia lepšie spolupracovať. Pri organizácii pracovných postupov odporúčame čo najviac zapojiť tím, aby bolo možné zabezpečiť optimálne rozdelenie úloh.

Ak nie je možné zakaždým usporiadať osobnú schôdzku a pracovať spoločne, využite namiesto toho radšej digitálne platformy. Organizujte videokonferencie, aby sa k nim mohli pripojiť aj ľudia pracujúci na diaľku.

Nezabudnite na ochranu citlivých údajov

Ochrana údajov môže byť problémom, ak ľudia pracujú mimo kanceláriu, kde platia jasné pravidlá. Minimalizujte riziko zneužitia údajov tak, že príslušným zamestnancom poskytnete domácu skartovačku na papier. Domáca skartovačka papiera umožňuje zamestnancom bezpečne zlikvidovať všetky dôverné dokumenty namiesto toho, aby ich prenášali medzi domácnosťou a kanceláriou, alebo ich vyhadzovali do bežného odpadu. Znížite tak pravdepodobnosť porušenia ochrany údajov a zabezpečíte, že vaša firma bude dodržiavať požiadavky GDPR. Skartovačka môže pomôcť aj pri organizácii práce doma – s jej pomocou sa pracovníci môžu zbaviť nepotrebných papierov, ktoré by sa im inak hromadili na pracovnom stole. 

Udržiavanie dobrej firemnej kultúry

Nerobte kompromisy len preto, že vaši zamestnanci pracujú na rôznych miestach. Zamyslite sa nad tým, čím je vaša firemná kultúra jedinečná, a pokúste sa ju kopírovať digitálne. Môže ísť o taký jednoduchý spôsob, ako je kontaktovanie zamestnancov prostredníctvom okamžitých správ, organizovanie pravidelného kvízu alebo virtuálnej únikovej miestnosti prostredníctvom videochatu. To všetko môže pomôcť posilniť väzby medzi zamestnancami a zvýšiť ich produktivitu, keď príde čas na prácu.

Ak je pre vašich zamestnancov dôležité, aby sa stretli osobne, naplánujte raz mesačne alebo štvrťročne deň, kedy musia byť všetci v kancelárii. Usporiadajte stretnutie, na ktorom ich budete informovať o novinkách a výsledkoch spoločnosti. Je to skvelá príležitosť, ako oceniť zamestnancov za ich dobrú prácu a dať im pocit, že si ich spoločnosť a jej vedenie váži.

 

 

Prehodnoťte interný proces nástupu nových zamestnancov (onboarding)

Prvé týždne v novom zamestnaní sú pre nových zamestnancov kľúčové, aby pochopili svoju úlohu a miesto v spoločnosti. Ak členovia tímu pracujú inde, môže byť hladký priebeh tohto procesu zložitejší. Možno budete chcieť požiadať nových zamestnancov, aby pracovali predovšetkým v kancelárii, pokým sa nezoznámia s prácou, a až keď sa budú cítiť istejšie, prejdú na hybridnú prácu.

Môže byť tiež užitočné požiadať jedného alebo viacerých členov tímu, aby prvých niekoľko týždňov pracovali v kancelárii spoločne s novým zamestnancom. Nováčik bude mať poruke niekoho, kto mu poskytne podporu a pomôže mu naučiť sa novú prácu. Vedenie bude mať vďaka prítomnosti skúsenejšieho zamestnanca o novoprijatom pracovníkovi lepší prehľad. Vďaka tejto spolupráci sa nováčikovia rýchlejšie zorientujú a môžu skôr prejsť na hybridnú prácu. Kým sú v kancelárii, uistite sa, že poznajú správne kanály na komunikáciu s tímom a vedia, čo sa od nich bude očakávať pri prechode na hybridnú prácu. Mali by ste tiež zabezpečiť, aby mali počas prvého týždňa možnosť porozprávať sa s každým členom tímu, či už osobne, alebo prostredníctvom videohovoru. Vďaka tomu sa budú cítiť ako súčasť tímu a budú vedieť, na koho sa môžu obrátiť v prípade rôznych úloh a projektov.

Získavajte pravidelnú spätnú väzbu

Pred zavedením hybridnej práce a aj po ňom by ste sa mali snažiť získať od zamestnancov pravidelnú spätnú väzbu. Pokúste sa v spolupráci so zamestnancami nájsť správne princípy hybridnej práce a zistiť, čo podľa nich najlepšie vyhovuje ich spôsobu práce. Kombinujte podnety zamestnancov s tým, čo bude najlepšie fungovať pre spoločnosť, a nájdite tak čo najvhodnejšie zásady hybridnej práce.

Po zavedení internej politiky si pravidelne vyžiadajte spätnú väzbu, aby ste sa uistili, že všetko funguje tak, ako má. Informujte zamestnancov o tom, ako môžu upozorniť na prípadné problémy, a potom podniknite správne kroky na ich odstránenie. Priebežne skúste pravidelne rozosielať napríklad aj interné prieskumy, nechajte si otvorený komunikačný kanál, kde sa ľudia môžu ad hoc podeliť o svoju spätnú väzbu. Môžete tak postupne uplatňovať potrebné vylepšenia hybridnej práce, aby ste zaistili, že bude aj naďalej úspešná a efektívna.

 Spoločnosť Leitz ponúka sortiment kancelárskych pomôcok a domácich kancelárskych potrieb , ktoré vám pomôžu vytvoriť produktívne a uvoľnené pracovné prostredie.