Wiele firm zauważyło, że aby przyciągnąć i zatrzymać najbardziej utalentowanych pracowników, muszą dostosować do nich swoje zasady pracy. Bardziej elastyczne praktyki są jednak nie tylko atrakcyjnym narzędziem rekrutacji, ale mają również pozytywny wpływ na obecny zespół - są bardziej wydajne i sprzyjają ogólnemu dobremu samopoczuciu.

Jedną z praktyk elastycznej pracy, którą wdrażają firmy, jest praca hybrydowa. W przypadku pracy hybrydowej pracownicy część godzin spędzają pracując w domu, a część w biurze. Może to przynieść wiele korzyści zarówno pracownikowi, jak i firmie, jednak aby ta polityka odniosła sukces, konieczne jest jej prawidłowe wdrożenie.

Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki udanej pracy hybrydowej - od potrzebnych narzędzi po wytyczne, co będzie wymagało dostosowania. 

Wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia

Kiedy pracownicy będą przemieszczać się między domem a biurem, ważne jest, aby mieli odpowiednie narzędzia wspierające ich pracę. Laptop z bezprzewodową myszką i klawiaturą doskonale nadaje się do transportu. Odpowiedzialność pracodawcy za zdrowie i dobre samopoczucie pracowników obejmuje również ich pracę w domu, dlatego trzeba wziąć pod uwagę kwestię ergonomii. Nasza regulowana podstawka pod laptopa poprawi komfort patrzenia na ekran i postawę, a także składa się na płasko, co ułatwia jej transport. Należy również zapewnić pracownikom odpowiednią torbę na laptopa w której będą mogli przewozić swój sprzęt oraz inne potrzebne im dokumenty i notatniki. Dzięki temu zawsze będą mieli to, czego potrzebują, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w domu.

W wielu firmach, w których wprowadzono hybrydowy model pracy, stosuje się również tzw. hot desking. Jeśli tylko część pracowników jest obecna w biurze potrzeba mniej miejsca. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zaoszczędzić na kosztach i przenieść się do mniejszych pomieszczeń, ponieważ ludzie nie potrzebują stałego biurka, które będzie puste przez część tygodnia. Jeśli firma przejdzie na hot desking, powinieneś zapewnić sobie odpowiedni sprzęt, który wspiera pracowników w organizacji biura. Pojemnik z uchwytem jest do tego idealny. Ludzie mogą spakować wszystkie rzeczy, których nie muszą zabierać do domu i przechowywać je aż do następnej wizyty w biurze. Pomaga to utrzymać zorganizowane biurko w pracy i zachować porządek dla następnej osoby, która będzie korzystać z tego stanowiska. 

Ustal jasne oczekiwania

Ważne jest, aby podczas pracy hybrydowej ustalić jasne oczekiwania dotyczące wydajności pracy. Niektórzy ludzie łatwo ulegają rozproszeniu i w rezultacie pracują mniej efektywnie w biurze domowym. Inni z kolei pracują zbyt dużo, ponieważ trudniej jest im utrzymać granicę między życiem zawodowym a prywatnym. Zadbaj o to, aby terminy i zadania dla poszczególnych projektów były określone i dobrze skomunikowane z zespołem. Utrzymuj stały kontakt, aby zapewnić produktywność i dobre samopoczucie pracowników.

Należy również jasno informować, kiedy pracownicy muszą być obecni w biurze, a kiedy mogą pracować w domu. W niektórych firmach korzystne może być wyznaczenie konkretnych dni dla każdego członka zespołu, podczas gdy inne mogą preferować pozostawienie decyzji poszczególnym osobom. W zależności od konkretnych potrzeb planowanie dni pracy może też ulegać zmianie co tydzień. Niezależnie od tego, jaka metodologia jest najlepsza dla zespołu, upewnij się, że dobrze komunikujesz tę politykę. 

Wykorzystuj narzędzia komunikacji cyfrowej

Jeśli zespół pracuje w różnych miejscach dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu. Cyfrowe narzędzia komunikacyjne są idealne do informowania o projektach i sprawach wewnętrznych firmy, a także do utrzymywania kontaktów społecznych. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jakie tematy można poruszyć i za pomocą jakich kanałów, aby ważne rzeczy nie zostały utracone w chaosie komunikacji.

Platformy komunikatorów są dobrze przystosowane do komunikacji nieformalnej. Z drugiej strony do oficjalnej korespondencji powinno wykorzystywać się maile. Firma może potrzebować przyjrzeć się swojej strategii komunikacji, aby upewnić się, że właściwe komunikaty docierają do właściwych osób. Zapewnij swoim pracownikom łatwy dostęp do siebie za pośrednictwem określonych kanałów, dzięki czemu wszelkie wątpliwości lub prośby będą rozpatrywane w odpowiednim czasie. Pomoże to ludziom poczuć się zaangażowanym w firmę, a także sprawi, że będą wiedzieć czego się od nich oczekuje.

Organizuj zadania i projekty

Praca hybrydowa wymaga nieco większego planowania w organizowaniu i rozdzielaniu zadań i projektów w zespole. Niektóre ich rodzaje mogą być lepiej dostosowane do pracy w domu, kiedy można je wykonywać samodzielnie, a inne będą nadawały się do pracy w biurze, gdzie można ze sobą współpracować. Przedyskutuj z zespołem podział każdego projektu i harmonogram pracy, aby wszystko mogło być wykonane w odpowiednim miejscu, niezależnie od tego, czy jest to biuro domowe, czy biuro tradycyjne.

Jeśli nie jest możliwe organizowanie spotkań i wspólnej pracy za każdym razem osobiście wykorzystaj narzędzia cyfrowe. Wideokonferencje umożliwiają współpracownikom zewnętrznym wizualną obecność i pełne zaangażowanie w projekty.

Pamiętaj o ochronie danych osobowych

Ochrona danych może być problemem, gdy współpracownicy nie pracują w biurze. Możesz pozbyć się obaw zapewniając wybranym pracownikom dostęp do domowej niszczarki papieru. Niszczarka dokumentów w biurze domowym umożliwia natychmiastowe bezpieczne zniszczenie poufnych dokumentów, zamiast transportować je między domem a biurem. Zmniejszy to prawdopodobieństwo naruszenia danych i zapewni, że firma będzie mogła zachować zgodność z RODO. Pomoże to również w organizacji pracy w domu, usuwając wszelkie niechciane papiery powodujące bałagan. 

Utrzymuj dobrą kulturę firmy

Kultura korporacyjna nie powinna cierpieć tylko dlatego, że koledzy pracują w różnych miejscach. Zastanów się, co sprawia, że kultura biznesowa firmy jest wyjątkowa i spróbuj to odwzorować cyfrowo. Może to być tak proste, jak sprawdzanie stanu zdrowia pracowników za pomocą komunikatora internetowego lub zorganizowanie regularnego quizu z ciekawostkami, czy wirtualnego escape roomu. Może to pomóc wzmocnić więź między pracownikami i wspierać ich produktywność, gdy nadchodzi czas pracy.

Jeśli pracownikom zależy na osobistych kontaktach, zaplanuj comiesięczne lub kwartalne spotkania w biurze, podczas których wszyscy muszą być obecni. Zorganizuj spotkanie, aby przekazywać informacje o firmie i informować o jej aktualnym stanie. Skorzystaj również z okazji, aby podkreślić szczególne osiągnięcia poszczególnych pracowników - dzięki temu poczują się docenieni. 

Przemyśl program szkoleniowy dla nowych pracowników

Pierwsze kilka tygodni w nowej pracy jest kluczowe, aby pomóc nowym pracownikom zrozumieć ich rolę i miejsce w firmie. Kiedy nowi współpracownicy pracują w biurze domowym, proces ten może być trudny na początku. Zastanów się, czy nie powinni oni na początku pracować w biurze, aby lepiej nauczyć się swoich zadań i samej firmy. Przejście na pracę hybrydową może być możliwe, gdy tylko będą w stanie samodzielnie i pewnie zarządzać swoją pracą.

Pomocne może być poproszenie jednego, lub kilku członków zespołu o pracę w biurze wraz z nową osobą przez pierwsze kilka tygodni. W ten sposób zawsze będzie ktoś pod ręką, kto zaoferuje wsparcie i pomoże w nauce nowych zadań. Zazwyczaj oznacza to szybsze wdrażanie i tym samym szybsze przejście na pracę hybrydową. Podczas pracy w biurze nowi współpracownicy powinni również zapoznać się z cyfrowymi kanałami komunikacji, aby wiedzieć, czego się od nich oczekuje podczas pracy w biurze domowym i jak najskuteczniej komunikować się z zespołem. Warto również upewnić się, że mają szansę porozmawiać z każdym członkiem zespołu w pierwszym tygodniu, czy to osobiście, czy poprzez połączenie wideo. Dzięki temu szybciej zintegrują się z zespołem i będą wiedzieli, do kogo mają się zwracać w sprawie różnych zadań i projektów.

Regularnie pozyskuj informacje zwrotne

Staraj się regularnie zbierać opinie od swojego zespołu - zarówno przed wprowadzeniem hybrydowego modelu pracy, jak i po nim. Przedyskutuj z pracownikami, które wytyczne dotyczące pracy hybrydowej najlepiej dopasować do ich istniejących metod pracy. Następnie możesz połączyć je z tym, co będzie najlepiej działać dla firmy, aby znaleźć idealną politykę pracy hybrydowej.

Po wdrożeniu nowej hybrydowej polityki zatrudnienia, powinieneś ponownie poprosić swoich pracowników o informacje zwrotne, aby upewnić się, że wszystko działa jak należy. Daj im do zrozumienia, że wszelkie wątpliwości mogą być zgłaszane w dowolnym momencie i że będziesz zajmował się rozwiązywaniem problemów. Powinieneś wysyłać regularne ankiety w ciągu roku, jak również mieć otwarty kanał dla ludzi, aby dzielili się swoimi opiniami ad hoc. W ten sposób można wprowadzić wszelkie niezbędne poprawki do pracy hybrydowej, aby zapewnić jej dalszy sukces.

Leitz oferuje produkty do biura i artukuly do biura domowego , aby stworzyć produktywne i relaksujące środowisko pracy.

Więcej informacji na temat elastycznych praktyk pracy dla firmy:

Czy hot desking może przynieść korzyści Twojej firmie?

Czy firmy powinny wprowadzić krótszy tydzień pracy?

10 skutecznych sposobów na dobre samopoczucie w biurze domowym

Śledź nas w mediach społecznościowych, gdzie możesz zobaczyć ciekawe i inspirujące treści: Instagram i Facebook