Kjøpsveiledning for Leitz Makuleringsmaskin

Nå mer enn noen gang er makuleringsmaskinen en viktig partner for ethvert kontor, hjemmekontor og arbeidsplass.

Ettersom både verden vi lever i og måten vi jobber på utvikler seg vil mengden av tilgjengelige personopplysninger bare øke. Dette øker muligheten for tyveri, sikkerhetsbrudd og at sensitive opplysninger kommer på avveie.

Mange antar at sikkerhetsforskrifter som GDPR kun gjelder elektroniske data, men dette er rett og slett ikke tilfelle. Med både online og offline reguleringer som skjerpes, må en man også ha sikkerhetsrutiner og -løsninger for papirbasert dokumenter. Det sikreste og mest praktiske valget er en makuleringsmaskin, da denne gir en visuell bekreftelse på at dokumenter virkelig blir ødelagt og dermed ikke havner i feil hender.

Enten du jobber hjemmefra eller på kontoret så er en makulerignsmaskin en smart investering for å etterkomme GDPR krav, sikkre at firma sikkrer sine og andres sensitive dokumenter, men også som privatperson er det smart å ha en makuleringsmaskin for å beskytte ditt personvernet og sensitive dokumenter.

Det er et stort utvalg av makuleringsmaskiner å velge mellom. De er tilgjengelige i forskjellige størrelser, med forskjellige funksjoner, og tilbyr forskjellige sikkerhetsnivåer avhengig av hvordan de kutter og ødelegger dokumenter.

Kjøpsveiledningen vår for makuleringsmaskin gir deg alt du trenger å vite om makuleringsmaskiner, og vil hjelpe deg å finne den beste maskinen for deg, den som sikre at du er beskyttet mot identitetstyveri, og at sensitiv informasjon kommer på avveie.

Hvorfor trenger jeg en makuleringsmaskin?

Har du noen gang lurt på hva du skal gjøre med uønsket papirdokumenter hjemme eller på kontoret? Før du kaster det i papriavfall eller i søpla, må du tenke deg om to ganger.

I løpet av de sist årene har i gjennomsnitt én av fem EU-borgere opplevd identitetstyveri¹. Vi kan tenke at identitetstyveri er noe som skjer når noens personlige opplysninger blir stjålet på nettet. Men alt som trengs er et navn, en adresse og en fødselsdato og det kan man ofte finne på ark som har kommet på avveie. Med denne infroamsjonen kan en kriminelle klone en persons identitet og missbruke dette.

Enda verre, med de økonomiske detaljene på en kontoutskrift, en betalingskvittering eller et dårlig oppkuttet gammelt debet- eller kredittkort, kan noen som vet hva de gjør, stjele direkte fra deg.

Bedrifter bør utvise samme forsiktighet før de kaster gamle dokumenter. Inneholder noen av papirene privat informasjon om kunder eller ansatte? I så fall er det dekket av GDPR-regelverket om personvern og databeskyttelse. 

Bare det å kaste dokumenter som inneholder personopplysninger kan utgjøre brudd på GDPR, enten det kommer i feil hender eller ikke.

Igjen, vær forsiktig med antagelsen om at GDPR kun gjelder digitale data – det gjør den ikke. I henhold til GDPR kan et brudd på personopplysninger defineres som en sikkerhetshendelse som har påvirket konfidensialitet, integritet eller tilgjengelighet av personopplysninger. Hvor personopplysningene kommer fra spiller ingen rolle, bare at dens konfidensialitet eller integritet påvirkes av at de blir tilgjengelige på en annen måte.

Dette er hovedgrunnene til at du bør vurdere hvordan du kvitter deg med dokumenter som inneholder personlig- og eller sensitivinforamsjon. Ved å makulere dokumentene blir informasjonen uleselig.

En makuleringsmaskin gir derfor et effektivt frontlinjeforsvar mot identitetstyveri og svindel. Det hjelper også virksomheten din med å forbli GDPR-kompatibel, og unngår potensielt store bøter og omdømmeskade som kan oppstå hvis dokumenter kommer på avveie.

Hvordan velger jeg en god makuleringsmaskin?

Det er mye å vurdere når du skal kjøpe en makuleringsmaskin til hjemmet eller firma. Å velge riktig modell er et spørsmål om å matche dine krav, ønsker og budsjett. For å finne den maskinen med de riktige funksjonene for dine/bedriftens behov.

La oss starte med det du trenger. Vi kan dele dette inn i to nøkkelkategorier – hvor maskinen skal brukes (hjemme, kontoret, antall brukere etc.) og hvilket sikkerhetsnivå man trenger på det som skal makuleres.

Hvor skal du bruke makuleringsmaskinen din?

Hvor en makuleringsmaskin skal brukes er viktig å svare på for å kunne velge riktig maskin.

Mange produsenter designer ofte makuleringsmaskiner med tanke på hvor maskine skal brukes. Derfor vil du ofte se at maskinene markedsføres som personlige makuleringsmaskiner, maskiner for hjemmekontoret, kontoret og store kontorlandksap også videre.

Når du vet hvor maskinen skal brukes må du også svare på andre spørsmål om bruk og driftskrav, som for eksempel:

• Hvor mange personer skal bruke makuleringsmaskinen?
• Hvor ofte skal den brukes?
• Hvor mye dokumenter skal den klare å makulere per time/dag/uke osv.?
• Hvor mye plass har du til en makuleringsmaskin?
• Hvor mye støy er akseptabelt under drift?
• Hva trenger du for å gjøre bruken av makuleringsmaskinen så effektiv og problemfri som mulig?

Her er fire vanlige eksempler på bruk av makuleringsmaskiner, og de viktigste tingene du bør vurdere og ta hensyn til.

Lite kontor

På et lite kontor eller en avdeling der flere personer deler samme makuleringsmaskin, vil maskinen bli brukt mer regelmessig. Holdbarhet og evne til å makulere i lengre perioder blir derfor en viktigere faktor for maskinen du velger.

For å fremskynde prosessen slik at du ikke ender opp med folk som står i kø for å bruke makuleringsmaskinen, så trenger du ha en maskin som kan makulere et høyere antall ark. Dette er spesielt nyttig for å makulere store dokumenter, brosjyrer og kataloger uten å måtte skille dem fra hverandre ark for ark.

Du trenger også en makuleringsmaskin som kan håndtere at stifter og binder sitter på dokumentene du skal makulere. uten at det forårsaker problemer eller ødlegger maskinen.

Nøkkelfunksjoner å se etter:

• Maskinen kan makulere over lengre tid
• Høyere kapasitet for manuell arkmating eller smart automatisk makulering av større bunker med ark.
• Varsler/indikatorer når beholderen må tømmes
• Anti-jam teknologi
• GDPR-kompatibelt sikkerhetsnivå

Printer- og kopirom

Hvis din bedrift eller organisasjon har et eget rom der printeren står, så er dette et naturlig sted å finne en makuleringsmaskin.

For større arbeidsplasser er det et effektivt alternativ å samle printer, kopi- og makuleringsmaskin på ett sted. Det hjelper også med datasikkerheten, siden du kan sørge for at all dokumenter som inneholder potensielt sensitive data blir håndtert konsekvent og korrekt.

Men for å oppnå dette trenger du en kraftig maskin som er i stand til å makulere mye over tid på en effektiv måte. I disse miljøene bør du velge en stor makuleringsmaskin som har en stor avfallsbeholder, maksimal kjøretid og automatisk makulering.

Når man makulerer store volum kan automatisk og anti-jam-teknologi utgjøre en stor forskjell for hastighet og effektiviteten, da maskinen i de fleste tilfeller vil løse blokkeringer selv, og fortsette makuleringen uten avbrudd eller at noe må hjelpe maskinen.

Nøkkelfunksjoner å se etter:

• Meget stor avfallsbeholder
• Maksimal land kjøretid
• Automatisk mating med maksimal arkkapasitet
• Automatisk anti-jam
• Digitalt berøringspanel
• Robust konstruksjon og lang holdbarhet
• Avansert og høyt sikkerhetsnivå (for håndtering av juridisk sensitive og sikkerhetsgraderte dokumenter)

Hvilken type makuleringsmaskin er mest sikker?

Makuleringsmaskiner får en sikkerhetsvurdering avhengig av størrelsen på bitene de kutter et dokument opp i. Jo mindre bitene er, desto høyere sikkerhetsnivå, fordi det er mindre sjanse for at noen kan sette sammen dokumentet igjen, etter det er makulert, for å hente ut sensitive data/informasjon.

Hvor en makuleringsmaskin brukes, kan det gi en indikasjon på sikkerhetsnivået som kreves – det har tradisjonelt vært mindre sikkerhetsbyrde ved makulering av personlige papirer hjemme, enn å administrere avhending av konfidensielle dokumenter for et stort selskap.

Men dette er imidlertid ikke hugget i stein. Sikkerhetsnivået som er nødvendig avhenger helt av typen arbeidstaker du er, hvor du jobber, typen dokumenter du må makulere, og eventuelle relevante regler og krav. Det er ikke bare hvor makuleringsmaskinen skal brukes. Mange arbeidere i dag må fortsatt håndtere svært sensitive dokumenter selv når de jobber hjemmefra.

Det er derfor viktig å tenke nøye gjennom dine sikkerhetsbehov og velge en makuleringsmaskin deretter.

Hos Leitz vurderer vi alle makuleringsmaskinerne våre i henhold til industristandarden Protection Rating, ellers kjent som P-Leve (nivå).

Jo høyere P-nivå på modellen, desto høyere sikkerhetsrangering. Du kan også se referanser til en "DIN"-vurdering, DIN som står for Deutsches Institut für Normung, det tyske standardiseringsorganet som har blitt den internasjonale standarden for makuleringssikkerhet.

Forklaring av ulike makuleringsfunksjoner

Når du har en forståelse av hva du trenger fra en makuleringsmaskin er du i stand til å velge en maskin som oppfyller disse kravene.

Selv om det er vanlig at makuleringsmaskiner markedsføres som "Makuleringsmaskiner for hjemmekontor" eller "Profesjonelle makuleringsmaskiner" , vil vi på det sterkeste anbefale å se nøye på alle funksjonene som tilbys før du kjøper for å være sikker på at maskinen passer dine behov og ønsker.

Ved å velge en makuleringsmaskin basert på en grundig forståelse av funksjonene og fordelene deres, øker du sjansene for å kjøpe en maskin du er fornøyd med og som gir deg god valuta for pengene.

Her vil vi omtale alle hovedfunksjonene du bør være klar over når du skal velge og deretter bruke en makuleringsmaskin.

Kapasitet til avfallsbeholder

"Avfallsbeholderen" til en makuleringsmaskin er beholderen der alt det du makulerer haver. Beholderkapasiteten forteller deg hvor mye beholderen kan romme før den må tømmes. Du vil se beholderkapasiteten oppgitt i liter, i antall ark (dvs. hvor mange makulerte A4 ark det er plass til), eller begge deler.

Som en generell tommelfingerregel, jo flere dokumenter du makulerer, desto større avfallsbeholder bør du se etter. Hvis avfallsbeholderen er liten og du makulerer ofte og mye må du tømme desto oftere. Derfor kan det være mer effektiv og praktisk å betjene en maskin med større beholder.

Veldig stor avfallsbeholder betyr en stor maskin, så tilgjengelig plass er også en faktor du må vurdere. Vær også oppmerksom på at en lavere sikkerhetsnivå (P-nivå) betyr at beholderen fylles opp raskere, ettersom større biter tar opp mer plass. Dette er verdt å huske på for modeller som annonseres for hjemmebruk, som har en tendens til å være kompakte i størrelse og har et lavere P-nivå.

Innmating av ark

Det finnes ulike løsninger Vi kan dele det inn i tre underkategorier:

Ark kapasitet:

Ark kapasiteten refferer til hvor mange ark maskinen kan makulere på en gang, dvs. hvor mange ark som kan mates inn i maskinen på en gang. Som et standardmål vil tallet som er oppgitt på en maskin være basert på antall A4-ark, 80gram.

Ulike maskiner har ulike ark kapasitet, desto flere ark maskinen kan makulere, desto raskere blir du ferdig med å makulere. Derfor bør du velge en maskin som takler dine behov.

Hvis du trenger å makulere dokumenter som er større enn A4, kan du brette papiret til ønsket størrelse. Men vær oppmerksom på at hvis du bretter arket så vil de påvirke antall ark du kan makulere på en gang. Bretter du arket to ganger vil dette telle som to ark. Alle våre IQ makuleringsmaskiner kan makulere A3-dokumenter, men de må da brettes i to. Så når du makulerer brettet papir, bør du alltid være oppmerksom på at dette påvirker hvor mange ark du kan makulerer på en gang.

Ark/dokument størrelse

De fleste makuleringsmaskiner er designet for at du kan mate inn A4 ark. På noen maskiner kan man også mate inn A3 ark, og det er verdt å vurdere hvis du trenger å makulere større dokumenter i store volumer.

Hvis du kjøper en makuleringsmaskin med mating designet for A3-ark så slipper du å brette dokumenter før du skal makulerer de. Uten reduksjon i lastekapasitet kan du makulere store dokumenter raskere.

Manuell vs. automatiske makuleringsmaskiner

Manuelle makuleringsmaskiner er den vanligste typen, her kan du manuelt mate inn et angitt antal ark på toppen av maskine.

Automatiske makuleringsmaskiner har derimot et helautomatisk system som lar deg legge en bunke ark i kammer, når du lukker igjen kammeret starter maskinen autimatisk å makulere alle arkene, den tar jobben, mens du kan gå og gjøre andre ting. Dette er en enorm tidsbesparelse for brukere som makulerer i mye om gangen.

Automatisk mating anbefales når man makulerer større volum. Mens Leitz IQ manuelle makuleringsmaskiner kan makulere mellom 10 og 20 ark om gangen. Kan Leitz IQ Autofeed makuleringsmaskiner makulere opptil 600 ark om gangen.

Automatiske makuleringsmaskiner passer travle arbeidsrutiner, og hjelper folk med å makulere slik de ønsker å makulere.

Forskning fra Deep Blue Insight viser at 47% «makulerer fortløpende» – dvs. de makulerer et dokument umiddelbart når behovet oppstår – mens 53% enten har et område hvor de oppbevarer dokumenter som må makuleres, eller har en rutine der man går gjennom dokumenter en gang i året og sorterr ut det som skal makuleres, sik at man makulerer store mengder på en gang.

Kjøretid / driftstid

Kjøretiden til en makuleringsmaskin refererer til hvor lang tid den kan makulere uten stopp, pauser. Dette sier noe om motorens motstandsdyktighet - hvis maskinen kjøres sammegende lenger enn hva som som er maskinens anbefalte kjøretid så risikerer man permanent skader på motoren og maskinen. For økt sikkerhet vil de fleste moderne makuleringsmaskiner automatisk slå seg av når kjøretiden er nådd.

Sammen med kjøretid har makuleringsmaskiner også en nedkjølingstid, som er hvor lang tid de må stå i ro etter at kjøretidsgrensen er nådd før de kan brukes igjen. Dette er igjen for å hindre at motoren overopphetes.

På billige makuleringsmaskiner som kun er beregnet på personlig bruk, så er kjøretiden ofte veldig kort, kanskej bare noen minutter, mens avkjølingstiden kan være lang. Dette er greit så lenge du bare trenger å makulere noen få ark om gangen og ikke trenger å bruke den så ofte.

Når man skal makulere ofte eller mye, for eksempel på et travelt kontor, blir kort driftstid et problem. Ingen vil at en makuleringsmaskin skal kutte ut halvveis i en jobb fordi kjøretidsgrensen er nådd, eller å vente på at maskien skal kjøles ned.

Leitz IQ makuleringsmaskiner tilbyr generøse kjøretider. De størst makuleringsmaskinene, med større kapasitet, kan makulere sammenhegnede i opptil 240 minutter, det er 4 timer kontinuerlig makulering. Like viktig er det at alle makuleringsmaskinerne våre har indikatorlamper som forteller deg når de har nådd kjøretidsgrensen og må få en pause, men de varsler også når de er klare til bruk igjen.

Sikkerhets egenskaper

Å eie en makuleringsmaskin har sikkerhetsmessige konsekvenser. Skarpe kuttekniver som opererer i høy hastighet utgjør en betydelig sikkerhetsrisiko hvis de ikke brukes forsiktig og riktig.

Hvis du bruker en makuleringsmaskin i hjemmet ditt, bør du gjøre deg kjent med produsentens retningslinjer for sikker bruk. Hvis du kjøper en makuleringsmaskin for arbeidsplassen, må du inkludere bruken av makuleringsmaskinen i HMS-rutinene på arbeidsplassen, og lære opp alle ansatte som bruker den i henhold til dette.

For å gjøre alt dette enklere, kommer makuleringsmaskiner med en rekke innebygde sikkerhetsfunksjoner designet for å beskytte mot ulykker. Vi har allerede nevnt et par - Autostart på manuelle makuleringsmaskiner, og at maskine slår seg av når den når din driftstidsgrense for å unnfå overopheting av maskinen. Her er noen andre ting du bør se etter:

• Autostopp. Slår av motoren så snart det oppdages en fastkjøring, slik at ikke mer materiale blir tilstoppet
• Dokument reversering Reverserer dokumenter eller andre ting hvis maskinen ikke klarer å makulere det, slik at ingen trenger å stikke hånden for nærme knivene.
• Sensor for dør/beholder. Stopper eller hindrer at maskinen fortsetter å makulerer hvis avfallsbeholderen ikke er satt riktig plass.

Hvordan vedlikeholder man en makuleringsmaskin?

Automatisk oljing og oljeark

Ved riktig bruk er Leitz IQ makuleringsmaskiner enkle å bruke og vedlikeholde. Det største og kansje viktigste vedlikeholdskravet er å sørge for at maskinen får litt olje for å smøre knivene.

Oljing av en makuleringsmaskin forhindrer at kutteknivene setter seg fast, noe som kan føre til flere fastkjøringer, full stopp, og til slutt at motoren slites ut. Den enkleste og beste måten å olje en makuleringsmaskin er å kjøre gjennom et oljeark manuelt. Maskinen arbeider gjennom oljearket som alle andre dokumenter, men i prosessen spres oljen i maskinens bevegelige deler. Dette må gjøres med jevne mellom rom, en smart tommelfinger regle er å kjøre gjennom et olje ark når du tømmer beholderen. Eller omtrent en gang i måneden. Regelmessig smøring forhindrer papirstopp, når papir setter seg fast i kutteknivene, er det en sjanse for at motorer kan overopphetes når de forsøker å makulerer men bare blir stående og kjør uten å få gjennom dokumentene, dette forårsaker massiv belastning og genererer mye varme. Slik at motoren kan bli ødelagt.

Regelmessig tømming av avfallsbeholderen

I tillegg til å sørge for at man ikke forsøke å makulere flere ark enn maskinen kan, også sørger for å tømme avfallseholderen før den blir for full for å forhindre fastkjøring av dokumenter. Hvis en avfallsbehoderen ikke tømmes i tide kan makulert papir komme tilbake i kutteknivene og dette øker sjansen for maskinen ikke klarer å makulere nye dokumenter, og eller at makuleringen stopper helt opp.

Hva bør jeg gjøre hvis makuleringsmaskinen går i stykker?

For å slippe unødvendige bekymringer bør du velge en makuleringsmaskin med en god garantiperiode for både knivene og selve maskinen, og at du kjøpe maksinen fra en anerkjent produsent og forhandler som du kan kontakte direkte dersom behovet skulle oppstå.

Leitz IQ makuleringsmaskiner gir en utvidet garanti (når du registrerer maskinen på Leitz nettside), og støtte via en kundeservice og «ofte stilte spørsmål» nettside.Hvis du allerede eier en Leitz makuleringsmaskin, sørg for å registrere den her.