Mange bedrifter har funnet ut at de må justere arbeidsrutiner og krav for å tiltrekke seg og beholde de beste talentene. I tillegg til rekruttering av talent, kan mer fleksible arbeidsmåter få ansatte til å jobbe mer effektivt og økt trivsel og velvære.

En fleksibel arbeidspraksis som flere selskaper implementerer er hybridarbeid. Hybridarbeid innebærer at ansatte kan variere mellom å jobbe hjemmefra og på kontoret. Dette kan gi mange fordeler for de ansatte og virksomheten, men det er viktig med gode retningslinjer for hybridarbeid, for at det skal lykkes.

Nedenfor er har vi samlet noe tips og gode råd for hvordan man kan skape en vellykket hybridarbeidsplass. Viktig å tenke på alt fra verktøyene som trengs til arbeidsvanene som må justeres.

 

 

Utstyr de ansatte med de riktige verktøyene:

Når dine ansatte skal flytte mellom hjemmet og kontoret, er det viktig at de har de riktige verktøyene for å kunne utføre arbeidet sitt best mulig. En bærbar PC med trådløs mus og trådløst tastatur er perfekt for transport mellom arbeidsstasjoner. Arbeidsgiveransvaret for ansattes helse og velvære vil også omfatte hjemmekontoret, så du bør også vurdere ergonomi på hjemmekontoret. Ett justerbart laptopstativet vil forbedre seerkomforten og holdningen, og kan også sammen for enkel transport. Man bør også sørge for at personalet har en passende PC-veske for å transportere utstyret, samt eventuelle papirer eller notatbøker. Dette vil sikre at de alltid har det de trenger, enten de jobber på kontoret eller hjemme.

Mange selskaper som implementerer hybridarbeid bruker også en «første mann til mølla» prinsipp, der man ikke har fasteplasser, men sitter der man vil når man kommer på kontoret. Med et visst antall personer som jobber utenfor kontoret til enhver tid, trenger man ikke så mange faste kontorplasser. Så bedrifter kan dra nytte av å leie mindre kontorer siden folk ikke trenger et permanent skrivebord som vil stå tomt en del av uken. Hvis bedriften din også går over til "hot desking" / "free seating", så er det viktig å sørge for at man har riktig utstyr for å støtte ansatte med kontororganisering. En oppbevaringsboks er perfekt for å la folk pakke bort utstyret de ikke trenger, for å ta det med hjem eller lagre det på kontoret til neste gang man trenger det. Dette hjelper folk med å holde et organisert skrivebord på jobben, og holde ting ryddig for neste person som bruker arbeidsstasjonen. 

Forventningsavklaring:

Det er viktig å definere klare forventninger til arbeidsproduktivitet ved hybridarbeid. Noen mennesker kan være tilbøyelige til å være mindre effektive hjemme, da det kan være flere distraksjoner – andre kan oppleve at de jobber for mye, med mindre skille mellom jobb og privatliv. Sørg for tydelige tidsfrister og oppgaver for prosjekter settes og kommuniseres til teamet. Hold regelmessig kontakt med dem for å sikre at alle jobber produktivt samtidig som de ivaretar egen fritid.

Det bør også avklares hvis man foreksempel har noen dager man forventer at de skal være på kontoret, og når de kan/skal jobbe hjemmefra. Her finnes det ikke en løsning, ulike personer, virksomheter og avdelinger internt i en bedrift kan kreve ulike tilpasninger. Noen virksomheter kan ha nytte av å sette bestemte dager for hvert teammedlem, mens andre kanskje foretrekker å la den enkelte bestemme. Det kan være lurt å ha den samme timeplanen hver uke, eller endre den avhengig av hvilke prosjekter det jobbes med. Uansett hva som fungerer for teamet ditt, sørg for å kommunisere forventinger/retningslinjene tydelig.

 

 

Bruk digitale kommunikasjonsverktøy:

Det er viktig å holde god kommunikasjon når teammedlemmer jobber fra flere lokasjoner. Du kan bruke digitale kommunikasjonsverktøy for å sikre at alle i teamet holdes oppdatert med utviklingen i prosjekter og i virksomheten, og også for å holde kontakten sosialt. Du bør sørge for at folk vet hvilke kanaler de skal bruke for å snakke om bestemte emner, slik at alle kan få med seg alt, og at viktige beskjeder ikke forsvinner i mengden.

Direktemeldingsplattformer kan være bra for mer uformell kommunikasjon, mens e-post kan brukes til mer offisiell korrespondanse. Bedriften må kanskje se på kommunikasjonsstrategien sin for å sikre at de riktige meldingene når de rette personene. Du bør også ha kanaler åpne for at folk kan svare slik at eventuelle bekymringer eller spørsmål kan løses. Dette vil hjelpe folk til å føle seg engasjert i selskapet og også hjelpe folk til å vite hva som forventes av dem.

Organisere oppgaver og prosjekter:

Når du organiserer hybridarbeidet ditt, bør du vurdere hvilke type oppgaver og prosjekter som må gjennomføres. Visse typer arbeid kan være bedre egnet til hjemmearbeid, når folk kan jobbe på egenhånd, og andre vil være bedre på kontoret der folk kan samarbeide. Arbeid med teamet ditt for å organisere en god arbeidsflyt, slik at ulike oppgavene kan utføres på rett sted.

Hvis det ikke er mulig å holde møter og felles arbeid hver gang, bruk digitale verktøy i stedet. Hold videomøter slik at folk som ikke jobber på stedet også kan være involvert.

Husk databeskyttelse (GDPR):

Databeskyttelse kan være et problem når du har folk som jobber utenfor kontoret. Du kan redusere denne frykten ved å sikre at relevante ansatte har en makuleringsmaskin hjemme. Ved å ha en makuleringsmaskin hjemme, har man en høyere sikkerhet for at ansatte makulerer konfidensielle papirer på en sikker måte, i stedet for å transportere det mellom hjemmet og kontoret, eller kaste det i privat avalll. Dette vil redusere sannsynligheten for sensetiv inforamsjon kommer på avveie, brudd på GDPR, og sikre at virksomheten overholder GDPR kravene. Det vil også hjelpe de ansattes til å holde det mer organisert hjemme, det blir enkelt å fjerne (makulere) uønsket papirer, dokumenter, som ellers lett kan forårsake rot på skrivebordet. 

Oppretthold en god kultur:

Du bør ikke gå på akkord med kultur bare fordi de ansatte jobber på forskjellige steder. Tenk på hva som gjør bedriftskulturen din unik, og prøv å gjenskape den digitalt. Det kan være så enkelt som å sjekke inn med ansatte via direktemeldinger, eller du vil kanskje organisere en quiz, eller videkonferanser med felles lunsj, kaffepauser etc. Dette kan bidra til å styrke båndet mellom ansatte og øke trivselen på jobb, ansatte som trives på jobb er også mer effketive.

Hvis det er viktig for dine ansatte å ha tid ansikt til ansikt, planlegg en månedlig eller kvartalsvis dag hvor alle må være på kontoret. Hold et møte for å oppdatere dem om nyheter om virksomheten, samt ytelse. Dette er en flott mulighet til å anerkjenne ansatte for deres gode arbeid og få folk til å føle seg verdsatt.

 

 

Se på rutinene deres for opplæring av nyansatte:

De første ukene i en ny jobb er avgjørende for å hjelpe nyansatte til å forstå sin rolle og plass i bedriften. Med teammedlemmer som jobber andre steder, kan denne innkjøringsfasen være litt mer krevende. Det kan være lurt å be nyansatte om å jobbe primært på kontoret i starten, før de går over til hybridarbeid når de føler seg mer selvsikre.

Det kan også være nyttig å be ett eller flere teammedlemmer om å jobbe fra kontoret sammen med den nye starteren. På denne måten vil noen alltid være tilgjengelig for å tilby støtte og hjelpe ved behov. Dette vil vanligvis bety at de plukker opp ting raskere og kan gå over til hybridarbeid raskere. Mens de er på kontoret, sørg for at de kjenner de riktige kanalene for å kommunisere med teamet og hva som forventes av dem når de går over til hybridarbeid. Du bør også sørge for at de har en sjanse til å snakke med hvert medlem av teamet den første uken, enten personlig eller via en videosamtale. Dette vil hjelpe dem til å føle seg som en del av teamet, og når man har sett og snakket med sine kollegar er det enklere å vite hvem de skal snakke med for å løse ulike oppgaver og prosjekter.

Regelmessig tilbakemeldinger

Du bør ha som mål å få jevnlige tilbakemeldinger fra ansatte både før og etter at du har implementert hybridarbeid. Du bør samarbeide med ansatte for å lage gode retnignslinjer for hybridarbeid. Slik at dere kan finne ut hva de tror vil fungere best for deres måter å jobbe på. Du kan deretter kombinere disse med det som vil fungere best for virksomheten, slik at dere får de beste retningslinjene for bedriften og de ansatte.

Du bør også få tilbakemelding etter at disse rutinene er på plass, for å sikre at alt fungerer som det skal. Du bør fortelle ansatte hvordan de kan ta opp eventuelle bekymringer, slik at bedriften deretter kan ta de riktige skrittene for å rette opp eventuelle problemer. Du bør sende ut regelmessige spørreundersøkelser gjennom året, samt ha en åpen kanal der folk kan dele sine tilbakemeldinger på ad hoc-basis. På denne måten kan du gjøre nødvendige forbedringer av hybridarbeidet, for å sikre at det fortsetter å være vellykket.

Leitz har en mange ulike produkter til kontoret, for eksempel basis kontorutstyr, og  produkter til hjemmekontorer  for å skape et produktivt og avslappende arbeidsmiljø.

Les mer om fleksibel arbeidspraksis for din bedrift:

Kan Hot Desking være til nytte for bedriften din?

Bør bedrifter vurdere en kortere arbeidsuke?

10 effektive måter å sikre at de som jobber eksternt også er tilfreds