Sok irodavezetőnek okoz nehézségeket rávenni kollégáit arra, hogy rendezetten hagyják el nap végén az irodát, és tegyék helyükre a dokumentumokat. Az erre irányuló kérések és emlékeztetők gyakran hasztalanok. De van néhány egyszerű módszer arra, hogy az egész csapat bevonható legyen az irodai rend fenntartásába.

Újra meg újra meg kell kérned a kollégákat, hogy tartsák rendben saját munkaterületüket és a közös konyhát? Az irodai rend felett egyedül őrködni megterhelő. Mindenkire igaz azonban, hogy rendezett irodában jobb érzéssel kezdjük a napot. Kellemes és rendezett irodai környezetben könnyebb a koncentráció, növeli a hatékonyságot, és motiválóan hat. Ezt a tényezőt nem szabad alábecsülni.

1. szabály: Jól látható szabályok

Néhány egyszerű, mindenkire érvényes szabály bevezetése segít abban, hogy ne egyetlen személyre háruljon a teljes feladat. Az első alapszabály, hogy ezeket az elvárásokat jól láthatóan függeszd ki azokon a tereken, ahol rendet kell tartani. Ezáltal már nem lehet szemet húnyni azon feladatok felett, amelyek egyébként mindig csak a munka után következnének. Szépen formázd meg, és helyezd el egy tetszetős, feltűnő üzenőfalon vagy nagyméretű papíron a feladatokat, így az egész irodai személyzet megszólítva érzi magát. Az egyértelművé tett és általánosan bevezetett irodai szabályok elősegítik, hogy a kollégák betartsák azokat, és támogassák is egymást ebben.

2. szabály: állandó szervezési rend

Az általános és egyedi szervezési rendet - a számviteltől a személyes munkaterületileg - tedd egységessé. E célra biztosítani kell a szükséges irodaszereket, a mappáktól a tároló dobozokig. A már bevett szabályok, mint egy bizonyos szervezési rend, vagy színkódok alkalmazása a tárolókon, mappákon jobban berögzülnek és könnyebb az alkalmazásuk. Az állandó szervezési rend vizuális rendezettségben is megjelenik, és ez harmonikus irodai környezetet teremt.

3. szabály: A kevesebb gyakran több

Egy túlzsúfolt munkahelyen sokkal nehezebb fenntartani a rendet. Inkább a minimalista megközelítést kövesd. Az íróasztalon használt irodai eszközök számának minimálisra csökkentésével könnyebb a munkaállomást áttekinteni. Hogy ne legyen aktahalom és káosz az asztalon, javasolt gyakran szortírozni, és csak a legfontosabb munka anyagokat kéznél tartani. Az egyszerű tárolórendszerek, színes irattálcák vagy egyértelmű jelölésekkel (pl. dátum és témakör) ellátott tárolódobozok elősegítik, hogy a munkatársak gyorsan megtalálják az anyagok helyét. Még egy fontos érv szól a rendezett munkahely mellett: ha káosz van az íróasztalon, csökken a produktivitás.

4. szabály: Közösen tartsuk fenn a rendet

A szép irodai környezet hozzájárul a jó közérzethez, és javítja a munkakörülményeket. Így fontos, hogy egyértelművé tegyük a kollégák számára, hogy a néhány alapvető rendszabály betartása mindenkire pozitív hatással lesz, és növeli mindenki komfort érzetét. Az irodaszervezés közös elvégzése nem csak javasolt, de közvetlen összefüggés van a szervezettség és annak pozitív hatásai között. Ilyen kezdeményezés lehet pl. a közös tavaszi nagytakarítás, vagy a hóvégi rendszerezés. Ha egy kis külön nyereményt is felajánlunk a legjobb munkát végző részlegnek, az ösztönzőleg hat és versenyzésre ösztökél, így az alkalmazottak szívesebben végzik el a rendteremtés feladatát. Az "előtte és utána" hatás pedig mindenki számára látványos lesz.