Comment améliorer l'efficacité de l'espace de bureau ?
Encourager l'interaction
Comme tout, les bureaux évoluent. Ils restent cependant au centre de la vie professionnelle pour la plupart d'entre nous suite à l'adoption croissante de pratiques et d'habitudes liées à la neutralité des sites. Tout comme nous développons des portefeuilles de compétences, nous recourrons à des portefeuilles de lieux de travail, en sachant que la commodité et l'efficience sont les moteurs clés commandés par les technologies de connectivité en évolution permanente utilisées pour accroître la productivité au bureau.
Alors que les tâches en cours peuvent parfois exiger une grande concentration, de plus en plus d'entreprises créent des espaces communs favorisant l'interaction. Comme les humains que nous sommes sont naturellement enclins aux relations humaines, le fait d'abandonner l'écran pour une vraie conversation peut améliorer la productivité au bureau. Les réunions improvisées autour d'une tasse de café ou le partage des dilemmes d'un projet tout en détruisant ou photocopiant des documents peuvent aider les salariés à vaincre leur apathie passagère et à rebooster leur inspiration créatrice. Par ailleurs, bon nombre de sociétés n'autorisent pas leurs salariés à prendre leur repas sur leur table de travail, ce qui stimule bien souvent l'interaction entre collègues autour du déjeuner à la cantine, dans une salle de repos ou à l'extérieur.
Idées visant à améliorer l'efficacité au bureau
Voici nos trois principaux conseils simples à suivre si vous envisagez de transformer votre bureau en environnement de travail partagé idéal :
1. Encourager les mouvements
Organisez les places de bureau de façon à obliger les travailleurs à se lever et à bouger de leur espace de travail principal dans le cadre de leur flux de travail. Les mouvements favorisant la circulation sanguine, ils ne devraient pas être négligés comme levier d'efficacité essentiel.
Réfléchissez aux modes d'accès des espaces de travail collaboratifs ou à l'emplacement des portemanteaux, des refroidisseurs d'eau, des armoires de fournitures de bureau et / ou des destructeurs de documents pour encourager la liberté et la facilité des mouvements. Ce sont là d'importantes considérations dont il faut tenir compte au moment de la planification en vue d'améliorer l'efficacité au bureau.
2. Introduire de la couleur
Utilisez les couleurs à votre avantage lors de la création d'espaces de travail productifs. Il est prouvé que des couleurs de courte longueur d'onde, telles que le bleu et le vert, induisent une sensation de tranquillité et, d'études, il ressort que ces couleurs peuvent améliorer l'efficacité et même la concentration. D'autres rapports suggèrent que le rouge éveille un sentiment d'urgence et que le jaune pourrait stimuler la créativité. Il est relativement facile d'introduire des éléments de design aux couleurs vives et éclatantes, même si vous ne voulez pas aller jusqu'à prendre un pinceau et de la peinture. Des classeurs à levier ou des tableaux d'affichage peuvent être utilisés pour apporter rapidement de grandes touches de couleur pour donner de la vie à votre espace de travail.
3. Consulter le personnel
Il n'y a pas de meilleur moyen d'élaborer un plan d'efficacité au travail qu'en demandant l'avis des personnes travaillant tous les jours au bureau. Bon nombre d'entreprises recourent aux idées de leurs salariés pour créer un espace de travail qui leur sera réellement bénéfique. Le personnel est le mieux placé pour exprimer ce qui marchera et ne marchera pas, ce qui peut être amélioré et ce qui convient le mieux pour créer un environnement de travail collaboratif profitant au service dans son ensemble.
Les bureaux sont en pleine mutation
Si vous lancez une recherche dans Google sur « le bureau du futur », vous apprendrez que le bureau tel que nous le connaissons disparaîtra d'ici quelques années. Dans la réalité cependant, la plupart du travail est toujours effectué dans un lieu central que nous appelons « bureau » dans un souci de simplicité.
Les lieux de travail s'adaptent de plus en plus aux besoins du travail et des travailleurs, avec le concept évolutif du « travail là où vous êtes ». Cette neutralité du site peut englober les environnements totalement nouveaux et redistribuer les espaces dans les bureaux traditionnels.
Beaucoup d'entre nous ont passé beaucoup plus de temps dans leur bureau que chez eux. La plupart d'entre nous ont passé plus de temps à travailler qu'à dormir. Ceci étant dit, que peuvent faire les employeurs pour maximiser l'efficacité des espaces de bureaux ?
Design de bureau efficace
Au cours du XXe siècle, les théoriciens de la performance et les psychologues organisationnels ont influencé la configuration et l'agencement de l'environnement de bureau.
« Partout avec une connexion Internet » pourrait être une définition possible du bureau du futur. Il faudra peut-être caractériser le lieu de travail par sa connectivité plutôt que par son espace physique.
La rapidité d'exécution de ce changement et son degré d'achèvement dépendent cependant de l'employeur et des employés.
Maximiser le rendement
Avant que les téléphones portables et les médias sociaux ne deviennent monnaie courante, un employé de bureau à distance pouvait être injoignable pendant une journée entière, sans susciter de commentaire. Les vacances étaient synonymes d'une ou deux semaines de coupure totale avec le monde du travail. À l'époque, il était impossible de consulter les e-mails et de répondre au téléphone comme nous le faisons aujourd'hui.
Les technologies et l'évolution des cultures de travail font que le travail est à portée de main 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La plupart d'entre nous y sont devenus insensibles avec le temps. Les personnes plus jeunes n'ont jamais rien connu d'autre.
Néanmoins, en étant connecté en permanence, on s'expose au danger de voir notre manière de travailler devenir réactive plutôt que proactive et ce, au risque de ne pas seulement être connecté à notre travail, mais d'être régi par celui-ci.
Comme Philip Tidd de l'agence d'architecture et de design Gensler l'a déclaré récemment : « Votre productivité n'est pas mesurée suivant le temps que vous passez assis derrière une chose qu'on appelle bureau. C'est ce que vous faites. Elle correspond à votre rendement. »
Minimiser les distractions
Les principaux développements dans les configurations de bureau (postes de travail modulaires et espaces décloisonnés) de ces 40 dernières années présentent tous des inconvénients. Les postes de travail modulaires qui dépersonnalisent sont associés aux élevages en batterie et présentent des problèmes de bruit distrayants dont on ne sait déterminer l'origine la plupart du temps. Les bureaux à espace décloisonné ont l'avantage de créer un esprit de corps (en théorie), tout en fournissant au management une surveillance visuelle sur ce que chaque employé fait. Le bruit, le manque d'intimité et les conséquences du partage de l'éclairage et du chauffage sont les inconvénients les plus largement signalés.
Le psychologue organisationnel Matthew Davis a observé que la baisse de concentration et que le nombre croissant de situations de stress sont bien plus fréquents dans les bureaux à espace décloisonné. De même, la Queensland University of Technology allègue que 90 % des études montrent que les bureaux à espace décloisonné sont associés à des niveaux plus élevés de stress et de tension artérielle.
Leitz a demandé à son panel de 800 personnes de décrire leur espace de bureau préféré.
25 % d'entre elles, au profil hiérarchique relativement élevé, travaillent dans un bureau personnel fermé, mais plus de 50 % des participants souhaiteraient un bureau fermé comme environnement de prédilection.
Que ce soit dans les postes de travail modulaires ou les espaces décloisonnés, il n'est donc pas surprenant que les personnes se replient de plus en plus dans leur propre espace intérieur créé par l'utilisation des casques d'écoute. Alors que seulement 25 % des membres de notre panel estiment acceptable le lieu où ils travaillent, il convient de le replacer dans le contexte de l'arrivée des milléniaux dans le monde du travail. Pour les milléniaux, les casques d'écoute font partie de l'uniforme de travail de tous les jours.
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