Parhaat käytännöt onnistuneeseen hybridityöskentelyyn
31.08.2022
Monet yritykset ovat huomanneet, että niiden on mukautettava työpolitiikkaansa houkutellakseen ja säilyttääkseen parhaat osaajat. Talenttien rekrytoinnin lisäksi joustavampien työtapojen käyttöönotto voi auttaa työntekijöitä työskentelemään tuottavammin ja tukea heidän hyvinvointiaan.
Yksi joustava työskentelytapa, jota yritykset ottavat käyttöön, on hybridityöskentely. Hybridityöskentelyssä työntekijät tekevät osan työajastaan kotona ja osan toimistossa. Tämä voi tuoda monia etuja sekä työntekijälle että yritykselle, mutta on tärkeää, että hybridityöskentelypolitiikka otetaan käyttöön oikein, jotta se onnistuu.
Seuraavassa on parhaita käytäntöjämme onnistuneeseen hybridityöskentelyyn tarvittavista työkaluista mukautettaviin työskentelytapoihin.
Varusta henkilökuntasi oikeilla työkaluilla
Kun työntekijäsi liikkuvat kodin ja toimiston välillä, on tärkeää, että heillä on oikeat työkalut työnsä tueksi. Kannettava tietokone, jossa on langaton hiiri ja langaton näppäimistö, sopii erinomaisesti työpisteiden välillä kuljettamiseen. Työnantajan vastuu henkilöstön terveydestä ja hyvinvoinnista ulottuu myös heidän kotityöskentelyynsä, joten myös ergonomia on otettava huomioon. Säädettävä kannettavan tietokoneen teline säätää asentoa, ja se myös taittuu litteäksi helppoa kuljetusta varten. Henkilökunnalla on myös oltava sopiva kannettava laukku, jossa he voivat kuljettaa laitteitaan sekä tarvitsemiaan papereita ja muistikirjoja. Näin varmistetaan, että heillä on aina kaikki tarvitsemansa, työskentelivätpä he sitten toimistossa tai kotona.
Monet hybridityöskentelyä soveltavat yritykset käyttävät toimistossa myös hot desking -käytäntöä. Kun tietty määrä ihmisiä työskentelee toimistossa samanaikaisesti, tarvitaan vähemmän tilaa. Yritykset voivat siis hyötyä pienempien toimistojen vuokraamisesta, sillä ihmiset eivät tarvitse pysyvää työpöytää, joka on tyhjillään osan viikosta. Jos yrityksesi on myös siirtymässä hot deskingiin, sinun on varmistettava, että sinulla on oikeat laitteet, joilla voit tukea henkilöstöä toimiston järjestämisessä. Säilytyslaatikko sopii erinomaisesti siihen, että ihmiset voivat pakata laitteet, joita ei tarvitse viedä kotiin, ja säilyttää niitä, kunnes he ovat seuraavan kerran toimistossa. Tämä auttaa ihmisiä pitämään työpöydän järjestyksessä ja pitämään asiat siistinä seuraavaa työpistettä käyttävää henkilöä varten.
Aseta selkeät odotukset
On tärkeää asettaa selkeät odotukset työn tuottavuudelle hybridityöskentelyssä. Jotkut ihmiset saattavat olla taipuvaisia löysäilemään kotona, koska siellä voi olla enemmän häiriötekijöitä - toiset taas saattavat huomata työskentelevänsä liikaa, kun työ- ja kotielämä on vähemmän erillään toisistaan. Varmista, että projekteille asetetaan selkeät määräajat ja tehtävät ja että niistä tiedotetaan tiimille. Pidä heihin säännöllisesti yhteyttä varmistaaksesi, että kaikki työskentelevät tuottavasti ja huolehdit samalla heidän hyvinvoinnistaan.
Olisi myös määriteltävä, minä päivinä työntekijöiden odotetaan olevan toimistossa ja milloin heidän on työskenneltävä kotona. Erilaiset hybridityökäytännöt sopivat parhaiten eri yrityksille. Joissakin yrityksissä voi olla hyötyä siitä, että kullekin tiimin jäsenelle määritetään tietyt päivät, kun taas toiset antavat mieluummin yksilön päättää itse. Saatat haluta käyttää samaa aikataulua joka viikko tai muuttaa sitä viikoittain sen mukaan, mitä projekteja on meneillään. Varmista, että tiedotat käytännöistä selkeästi, mikä tahansa sopii tiimillesi.
Digitaalisten viestintävälineiden hyödyntäminen
On tärkeää pitää yllä hyvää viestintää, kun tiimin jäsenet työskentelevät useissa eri paikoissa. Voit hyödyntää digitaalisia viestintävälineitä varmistaaksesi, että kaikki tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla projektien ja liiketoiminnan kehityksestä, ja pitää yhteyttä myös sosiaalisesti. Sinun on varmistettava, että ihmiset tietävät, mitä kanavia käyttää puhuakseen tietyistä aiheista, jotta mikään ei jää huomaamatta tai hukkuu kohinaan.
Pikaviestintäalustat voivat olla hyviä epävirallisempaan viestintään, kun taas sähköpostia voidaan käyttää virallisempaan kirjeenvaihtoon. Yrityksen on ehkä tarkasteltava viestintästrategiaansa varmistaakseen, että oikeat viestit tavoittavat oikeat ihmiset. Sinun tulisi myös avata kanavat, jotta ihmiset voivat vastata, jotta huolenaiheet tai kysymykset voidaan käsitellä. Tämä auttaa ihmisiä sitoutumaan yritykseen ja auttaa heitä myös tietämään, mitä heiltä odotetaan.
Tehtävien ja projektien organisointi
Kun järjestät hybridityöskentelyä, sinun on pohdittava, millaisia tehtäviä ja projekteja sinun on toteutettava. Tietyntyyppiset työt saattavat sopia paremmin kotityöhön, jolloin ihmiset voivat työskennellä yksin, ja toiset taas paremmin toimistoon, jossa ihmiset voivat tehdä yhteistyötä. Järjestä tiimisi kanssa työnkulku, jotta oikeat tehtävät voidaan suorittaa oikeassa paikassa.
Jos kokouksia ja yhteistä työskentelyä ei ole mahdollista pitää aina henkilökohtaisesti, käytä sen sijaan digitaalisia välineitä. Pidä videokokouksia, jotta myös ne, jotka eivät työskentele paikan päällä, voivat osallistua.
Muista tietosuoja
Tietosuoja voi olla ongelma, kun työntekijät työskentelevät muualla kuin toimipaikassa. Voit poistaa tämän pelon varmistamalla, että asianomaisilla työntekijöillä on kotikäyttöön tarkoitettu paperisilppuri. Kotona käytettävän paperisilppurin avulla työntekijät voivat tuhota luottamukselliset paperit turvallisesti sen sijaan, että ne kuljetettaisiin kodin ja toimiston välillä. Tämä vähentää tietomurron todennäköisyyttä ja varmistaa, että yritys voi noudattaa GDPR-asetusta. Se auttaa myös työntekijää järjestämään työnsä kotona, sillä se poistaa kaikki ei-toivotut paperit, jotka aiheuttavat epäjärjestystä työpöydällä.
Hyvän kulttuurin ylläpitäminen
Kulttuurista ei pidä tinkiä vain siksi, että työntekijät työskentelevät eri paikoissa. Mieti, mikä tekee yrityskulttuuristasi ainutlaatuisen, ja yritä jäljitellä sitä digitaalisesti. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin työntekijöiden tarkistaminen pikaviestien välityksellä, tai saatat haluta järjestää säännöllisen tietokilpailun tai virtuaalisen pakohuoneen, joka järjestetään videopuhelun välityksellä. Tämä voi auttaa vahvistamaan työntekijöiden välistä sidettä ja tukea heidän tuottavuuttaan, kun on aika tehdä töitä.
Jos työntekijöillesi on tärkeää saada aikaa kasvokkain, varaa kuukausittain tai neljännesvuosittain päivä, jolloin kaikkien on oltava toimistossa. Pidä kokous, jossa päivität heille yrityksen uutiset ja suorituskyvyn. Tämä on loistava tilaisuus antaa työntekijöille tunnustusta heidän hyvästä työstään ja saada heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi.
Miet perehdytys prosessiasi
Ensimmäiset viikot uudessa työpaikassa ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta uudet työntekijät ymmärtävät roolinsa ja paikkansa yrityksessä. Kun tiimin jäsenet työskentelevät muualla, voi olla hankalampaa, että prosessi sujuu ongelmitta. Saatat haluta pyytää uusia työntekijöitä työskentelemään ensisijaisesti toimistossa, kun he ovat perehtyneet työhön, ja siirtymään hybridityöskentelyyn, kun he tuntevat olonsa varmemmaksi.
Voi myös olla hyödyllistä pyytää yhtä tai useampaa tiimin jäsentä työskentelemään toimistosta käsin uuden työntekijän rinnalla ensimmäisten viikkojen ajan. Näin joku on aina paikalla tarjoamassa tukea ja auttamassa uuden työn oppimisessa. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että he oppivat asiat nopeammin ja voivat siirtyä hybridityöskentelyyn nopeammin. Kun he ovat toimistossa, varmista, että he tietävät oikeat kanavat, joiden kautta he voivat viestiä tiimille ja mitä heiltä odotetaan, kun he siirtyvät hybridityöskentelyyn. Sinun tulisi myös varmistaa, että heillä on mahdollisuus keskustella jokaisen tiimin jäsenen kanssa ensimmäisen viikon aikana joko henkilökohtaisesti tai videopuhelun välityksellä. Tämä auttaa heitä tuntemaan itsensä osaksi tiimiä ja tietämään, kenen puoleen heidän on käännyttävä eri tehtävissä ja projekteissa.
Säännöllisesti palautetta
Työntekijöiltä on pyrittävä saamaan säännöllisesti palautetta sekä ennen hybridityöskentelyn käyttöönottoa että sen jälkeen. Henkilöstön kanssa olisi tehtävä yhteistyötä oikeiden hybridityöskentelykäytäntöjen löytämiseksi selvittämällä, mikä heidän mielestään sopii parhaiten heidän työskentelytapoihinsa. Voit sitten yhdistellä näitä ja yrityksen kannalta parhaita toimintatapoja, jotta löydät ihanteellisen hybridityöskentelykäytännön.
Kun toimintatapa on otettu käyttöön, sinun on myös saatava palautetta, jotta voit varmistaa, että kaikki toimii niin kuin pitääkin. Työntekijöille on kerrottava, miten he voivat tuoda esiin mahdolliset huolenaiheet, ja ryhdyttävä oikeisiin toimiin mahdollisten ongelmien korjaamiseksi. Sinun tulisi lähettää säännöllisiä kyselyitä vuoden mittaan ja tarjota ihmisille avoin kanava, jonka kautta he voivat jakaa palautettaan tapauskohtaisesti. Näin voit tehdä tarvittavat parannukset hybridityöskentelyyn varmistaaksesi, että se jatkuu menestyksekkäänä.
Leitzillä on valikoima toimistolaitteita ja kotitoimistosi tarvikkeita tuottavan ja rentouttavan työympäristön luomiseksi.
Lue lisää yrityksesi joustavista työkäytännöistä:
Voiko Hot Desking hyödyttää yritystäsi?