5 ideas para reducir las distracciones en la oficina y mejorar la productividad

Diez años atrás, los desafíos que afrontaban las empresas a la hora de diseñar oficinas eran muy distintos a los actuales. Si había una «oficina central», la proximidad a las conurbaciones y las conexiones de transporte eran requisitos básicos.

En las plantillas en las que el equipo trabajaba en su mayoría en el mismo edificio, en una ubicación céntrica, la gestión del espacio era un aspecto fundamental. Se hacían malabarismos para incorporar al máximo número de personas en el mínimo espacio, sin perder por ello la funcionalidad. Si un empleado pasaba la mayor parte de la jornada frente al escritorio, entonces los requisitos de diseño se inclinaban por proporcionarle comodidad.

Desde entonces, gracias a las tecnologías de la colaboración y de las redes sociales, el entorno laboral ha cambiado y el comportamiento de los trabajadores de oficina también ha evolucionado.

Para algunas empresas, el ideal seguirá siendo un lugar de trabajo centralizado, mientras que otras apuestan por un espacio más informal y proclive a la colaboración donde compartir ideas.

En vez de un lugar al que haya que acudir, la oficina actual es un lugar al que los empleados eligen ir. El personal se ha convertido hoy en clientes por cuyo tiempo competimos. Si trabajar en el propio hogar resulta más agradable y satisfactorio que ir a la oficina, uno puede optar por trabajar desde casa. Un ejemplo de ello es la oficina de Instagram en California, que la revista Fortune ha descrito como «digna de hacerse selfies en ella».

A continuación ofrecemos cinco ideas para reducir las distracciones en la oficina:

1. Reducir los niveles de ruido en la oficina

El ruido ambiental aumenta de nivel muy rápidamente, sobre todo en las oficinas de planta abierta, donde el sonido puede recorrer largas distancias. Una opción es desplegar ruido blanco en zonas seleccionadas de una oficina ruidosa, si bien puede resultar más práctico reducir los niveles de ruido generados por las prácticas rutinarias de la oficina.

• Si la impresora o la fotocopiadora hacen mucho ruido, llama al servicio de reparaciones. Y si las destructoras de papel distraen, cámbialas por modelos más nuevos y silenciosos y asegúrate de mantenerlas siempre bien lubricadas.
• Si las reuniones improvisadas en los pasillos se están convirtiendo en una fuente de distracción frecuente que no gusta a todo el mundo, intenta descifrar qué provoca la necesidad de reunirse así. ¿Se utiliza el tiempo destinado a las reuniones más formales de manera lo bastante productiva?
• Si te interrumpen con excesiva frecuencia para tu gusto, coméntalo. Otra táctica adecuada consiste en ponerse los auriculares para ofrecer una pista visual de que estás intentando concentrarte y aislarte de las distracciones sonoras de la oficina.

2. Desactivar las notificaciones de las redes sociales

Los programas de correo electrónico, las llamadas telefónicas y los sistemas de intranet generan notificaciones y alertas más que suficientes para distraer a la mayoría de empleados de oficina. Si a ello le añadimos herramientas empresariales como Skype Empresarial o Workplace de Facebook, a menudo cuesta concentrarse en la tarea que nos ocupa sin desconectar el cable de Ethernet del portátil o desactivar la wifi.

Quizá haya llegado el momento de cambiar la configuración de las notificaciones de las aplicaciones y las redes sociales. Si te distraen las notificaciones de Whatsapp, Facebook y LinkedIn que no aportan nada a tu jornada, prueba a desactivarlas durante unos días.

3. Despejar el escritorio

El entorno personal de los empleados influye sobremanera en su productividad. Cada vez son más las empresas que prestan atención a los escritorios de sus empleados e implantan políticas para mantenerlos despejados.

Dichas políticas consisten en un conjunto de reglas que determinan cómo deben mantener los empleados su espacio de trabajo, con los archivadores ordenados, las notas adhesivas bien colocadas y los artículos de papelería bien organizados.

Contar con un escritorio despejado es un primer paso fantástico para aumentar la productividad, pero ¿hay algo más que la empresa pueda hacer? Muchas empresas utilizan ya estaciones de trabajo que combinan la posición sentada con la posición erguida. Se cree que esto no solo aumenta la productividad, sino que además mejora la postura y reduce el dolor de espalda que padecen muchos empleados a diario por pasar todo el día sentados frente a un escritorio. Las molestias en la espalda pueden desconcentrar e incluso mantener al empleado de baja laboral durante periodos de tiempo.

4. Comida de calidad

En la oficina, cuando los trabajadores quieren matar el hambre con un tentempié, suelen dirigirse a la máquina expendedora. El trayecto en sí puede ocasionar ruido, si bien lo más preocupante son la distracción que genera en la oficina y las repercusiones de los picos de azúcar producidos por las pastas, el chocolate y los refrescos.

Ofrece a tus empleados fruta y frutos secos, alimentos que liberan la energía lentamente. Te estarán agradecidos.

5. Conectividad en las salas de reuniones y los escritorios compartidos

Nada tiene un impacto más directo en la productividad que los problemas de conectividad. Los adaptadores de corriente olvidados, los cables de Ethernet extraviados y la solicitud de la contraseña del wifi para invitados son algunos de los problemas habituales que provocan distracciones en muchos lugares de trabajo y salas de reuniones.

1. Plantéate la posibilidad de incorporar docking stations universales en los escritorios compartidos para que los visitantes no pierdan tiempo intentando conectar un teclaso y un monitor. 
2. Deja una hoja plastificada con las instrucciones de conexión sobre cada escritorio compartido.
3. Asegúrate de que en todas las salas de reuniones haya adaptadores de HDMI, USB-C, Thunderbolt y  Mini DisplayPort para que todo el mundo pueda conectarse al proyector de la estancia sin tener que activar una búsqueda del tesoro en la que acabe participando todo el mundo en la oficina.  

Problemas de las oficinas de planta abierta

En los últimos cuarenta años, las configuraciones de oficina más populares han sido los cubículos y las oficinas de planta abierta, que en ambos casos presentan desventajas. Los cubículos pueden ser incómodos e impersonales y el ruido de la oficina puede distraer a los empleados si no ven de dónde procede.

Las oficinas de planta abierta presentan la ventaja de crear un espacio de colaboración, así como de ofrecer a la dirección una perspectiva visual de quién se encarga de qué. Los inconvenientes más frecuentes son el ruido de los teléfonos, la cháchara de los empleados en general, los ruidos de las máquinas y la falta de privacidad. Además de esto, la iluminación y la calefacción compartidas también presentan problemas.

El psicólogo de empresa Matthew Davis detectó que en las oficinas de planta abierta se registran unos menores niveles de concentración y más casos de estrés. En la misma línea, la Queensland University of Technology sostiene que el 90 % de los estudios revelan que las oficinas de planta abierta se asocian con unos niveles más elevados de estrés y de tensión arterial.

Leitz preguntó a su muestra de 800 personas qué aspecto tendría su oficina ideal.

Las investigaciones revelaron que el 25 % de las personas prefieren trabajar en un despacho personal cerrado (en especial entre los cargos sénior), mientras que el 50 % aseguró que preferiría trabajar en una oficina con paredes.

Los trabajadores de oficina se retiran cada vez más a su propio espacio interior recurriendo al uso de auriculares, pues no tienen la posibilidad de aislarse del ruido que ofrece un despacho personal. Si bien solo el 25 % de los encuestados afirmó que el lugar donde trabajan les resulta aceptable, este dato debería contemplarse en el contexto de la incorporación de los millennials al mercado laboral. Para ellos, los auriculares y los tapones para los oídos para aislarse del ruido forman parte del uniforme de trabajo cotidiano.

Productividad en la oficina

En un entorno de oficina, el empleado medio experimenta una interrupción cada tres minutos. Dado este elevado grado de interrupciones en el lugar de trabajo, resulta irónico que a las empresas tiendan a preocuparles más las distracciones que puedan experimentar los empleados que trabajan a distancia, sobre todo cuando trabajan desde casa.

De hecho, las investigaciones realizadas por Leitz revelaron que la falta de interrupciones es la segunda ventaja más importante de trabajar desde casa, por detrás de no tener que desplazarse al trabajo. La libertad que ofrece el «teletrabajo» puede resultar amedrentadora. Sin embargo, si la producción personal cae en calidad o cantidad tras empezar a trabajar a distancia, alguien se dará cuenta. Y probablemente lo mejor para tu carrera sea que la persona que lo detecte seas tú mismo.

Estudios de investigación llevados a cabo por Ipsos y el Workspace Futures Team de Steelcase demostraron que al 85 % de los trabajadores de Estados Unidos, Europa y Asia les cuesta concentrarse en el trabajo.

Si tenemos en cuenta que a la gente se la emplea para trabajar, dicho resultado es desmoralizador. Prácticamente todos los encuestados afirmaron que consideraban importante contar con privacidad en el trabajo, mientras que solo un 41 % indicaron que contaban con esa posibilidad. Uno de cada tres encuestados tenía que salir de la oficina para completar el trabajo.

Esto concuerda con los hallazgos del Gallup’s State of the Global Workplace, que detectaron que solo el 10 % de los trabajadores de todo el mundo están comprometidos y se sienten inspirados por su trabajo, mientras que dos de cada tres se sienten desmotivados y desconectados. En paralelo, quienes trabajan hasta el 20 % de su tiempo de manera remota figuran entre los empleados más implicados de la muestra. De ahí que el 35 % de la muestra del estudio de Leitz prefiriese pasar más tiempo trabajando fuera de la oficina para ofrecer mejores resultados.

La buena noticia para las personas que trabajan la mayor parte del tiempo en una ubicación central es que los diseñadores de oficinas actuales han identificado las desventajas de las oficinas convencionales.

En el pasado, el diseño de las oficinas se orientaba en pro de la funcionalidad. El objetivo era que cupiera el máximo número de personas y con la distribución más eficiente posible del espacio. En la actualidad se está fraguando un planteamiento más humanista. La oficina se concibe como un club donde la actividad principal es trabajar. De ello no se deriva necesariamente que las empresas estén situando a los empleados en primer plano por un motivo de conciencia. Sin embargo, sí han constatado que unos empleados más felices son más eficientes y se distraen menos.

Y unos empleados felices y satisfechos tienden a hacer menos pausas y se sienten más motivados al ir a trabajar. Además, suelen sentirse más orgullosos de su trabajo y de la empresa para la que trabajan. Todo esto implica que es menos probable que deserten a la competencia por el mero hecho de tener unas instalaciones más nuevas y agradables para el usuario.

¿Qué trucos han aprendido las empresas para crear entornos laborales productivos? ¿Cómo pueden satisfacer las necesidades de los trabajadores actuales al tiempo que reducen las distracciones en el entorno laboral?