Leitz Makulator Købsguide

Nu mere end nogensinde før er makulatoren en vigtig partner på ethvert kontor, hjemmekontor eller arbejdsplads.

I takt med at både den verden vi lever i, og den måde vi arbejder på, udvikler sig, vil mængden af tilgængelige personoplysninger kun stige. Dette har uundgåeligt indflydelse på muligheden for tyveri, sikkerhedsbrud og misligholdelse.

Mange mennesker antager, at sikkerhedsbestemmelser som GDPR kun vedrører elektroniske data, men det er ganske enkelt ikke tilfældet. Med skærpede regler både online og offline bør en papirbaseret sikkerhedsløsning overvejes. Det sikreste og mest praktiske valg er en makulator, da den giver en visuel bekræftelse af, at dokumenter virkelig er blevet destrueret af betroede medarbejdere.

Uanset om du arbejder hjemmefra, er kontorarbejder virksomhed eller forbruger, bør du derfor købe en makulator, som en del af beskyttelsen af dit privatliv og god datastyring.

Der er et stort udvalg af makulatorer at vælge imellem. De fås i forskellige størrelser, med forskellige funktioner og tilbyder forskellige sikkerhedsniveauer, afhængigt af hvordan de skærer og destruerer dokumenter.

Vores guide til køb af makulatorer indeholder alt du har brug for at vide om makulatorer, og hjælper dig med at træffe det bedste valg for at sikre, at du er beskyttet mod enhver form for identitetstyveri, svigagtig aktivitet og menneskelige fejl, for hos Leitz ved vi, at der ikke er nogen pris på fred i sindet.

Hvorfor har jeg brug for en makulator?

Har du nogensinde spekuleret på, hvad du skal gøre med uønsket papirarbejde derhjemme eller på kontoret? Før du går til papiraffalds- eller genbrugsbeholderen, skal du tænke dig om to gange.

I løbet af de sidste par år har gennemsnitligt en ud af fem EU-borgere været udsat for identitetstyveri¹. Man tænker måske på identitetstyveri som noget, der sker, når en persons personlige oplysninger bliver stjålet online. Men alt der skal til er et navn, en adresse og en fødselsdato, der netop kan være fundet i et stykke papirarbejde. Kriminelle kan klone en persons identitet og begynde at bruge den til ulovlige formål.

Endnu værre er det, at en person, der ved, hvad han/hun laver, kan stjæle direkte fra dig med de finansielle oplysninger, som findes på et kontoudtog, en kvittering eller et dårligt klippet gammelt debet- eller kreditkort.

Virksomhederne bør udvise samme forsigtighed, før de smider gamle dokumenter ud. Indeholder noget af papirarbejdet private oplysninger om kunder eller medarbejdere?  Hvis det er tilfældet, er det omfattet af GDPR-bestemmelserne om privatlivets fred og databeskyttelse.

Hvis du blot smider dokumenter med personlige oplysninger væk, kan det udgøre et databrud, uanset om de havner i de forkerte hænder eller ej.

Igen skal du være på vagt over for den antagelse, at GDPR kun gælder for digital databeskyttelse - for det gør den ikke. I henhold tilGDPR kan et brud på persondata "defineres bredt som en sikkerhedshændelse, der har påvirket fortroligheden, integriteten eller tilgængeligheden af personoplysninger" (vores understregning). Hvorfra personoplysningerne kommer, er ligegyldigt, kun at deres fortrolighed eller integritet påvirkes ved at blive tilgængelige på den ene eller den anden måde.

Dette er hovedårsagerne til, at du bør betragte bortskaffelse af gamle dokumenter som et spørgsmål om datasikkerhed. Ved at makulere papirarbejde gør du de oplysninger, de indeholder, ulæselige.

En makulator er derfor et effektivt frontforsvar mod identitetstyveri og bedrageri. Det hjælper også din virksomhed med at forblive GDPR-kompatibel, så du undgår de potentielt store bøder og skader på dit omdømme, der kan opstå som følge af et databrud.

Hvordan vælger jeg en god makulator?

Der er meget at overveje, når du skal købe en makulator til dit hjem eller din virksomhed. At vælge den rigtige model, er et spørgsmål om at afstemme dine krav og dit budget med de funktioner, som hver model tilbyder.

Lad os starte med det, du har brug for. Vi kan opdele dette i to hovedkategorier - den type sted du køber en makulator til og sikkerhedsniveauet.

Hvor vil du bruge din makulator?

Hvor en makulator skal anvendes, er en nyttig stenografi for en række vigtige overvejelser, som vil påvirke din købsbeslutning.

Faktisk designer producenterne ofte makulatorer med bestemte steder i tankerne, så du vil ofte finde dem markedsført som makulatorer til privat brug eller til hjemmet, som makulatorer til store kontorer og så videre.

Placeringen af din makulatorer fører til besvarelse af andre spørgsmål om brug og driftskrav, som f.eks:

• Hvor mange personer skal bruge makulatoren?
• Hvor ofte vil den blive brugt?
• Hvor meget materiale skal den kunne håndtere pr. time/dag/uge osv.?
• Hvor meget plads har du til en makulator?
• Hvor meget støj er acceptabelt under drift?
• Hvad skal du bruge for at gøre brugen af makulatoren så effektiv og problemfri som muligt?

Her er fire almindelige eksempler på brug af makulatorer og de vigtigste ting, du skal overveje, når du køber til hver af dem.

Lille kontor

På et lille kontor eller en lille afdeling, hvor flere personer deler den samme makulator, vil din maskine blive brugt mere regelmæssigt. Holdbarhed og evnen til at fungere i længere perioder bliver derfor en vigtigere faktor for den model, du vælger.

Hvis du vil fremskynde processen, så du ikke ender med, at folk står i kø for at bruge din makulator, skal du vælge en model, der kan håndtere et større antal ark. Dette er især nyttigt til makulering af store dokumenter og hæfter, uden at skulle skille dem ad ark for ark.

Du har også brug for en makulator, der kan håndtere andre materialer end papir, så du kan sikre, at et større antal hæfteklammer og papirclips ikke skaber problemer.

Vigtige funktioner, du skal holde øje med:

• Længere køretid
• Højere kapacitet til manuel indføring af ark eller grundlæggende mulighed for automatisk indføring
• Advarsler/indikatorer for hvornår skraldespanden skal tømmes
• Anti-jam-teknologi
• GDPR-kompatibelt sikkerhedsniveau

Printer- & Kopirum

Hvis din virksomhed eller organisation har et dedikeret print- og kopirum, er det et naturligt sted at placere en makulator.

For større arbejdspladser er det en effektiv løsning at indsamle alt uønsket og brugt papirarbejde, for at bortskaffe det ét sted. Det hjælper også med datastyring, da du kan sikre, at al dokumentation, der indeholder potentielt følsomme data, håndteres ensartet.

Men for at opnå dette har du brug for en kraftig maskine, der er i stand til at makulere materiale i industriel skala. I disse miljøer bør du vælge en stor makulator med stor kapacitet, maksimal driftstid og automatisk indføring.

Når du makulerer i store mængder, kan automatisk anti-jam teknologi også gøre en stor forskel for hastigheden og effektiviteten, da maskinen i de fleste tilfælde selv løser blokeringer og fortsætter uden opmærksomhed eller afbrydelse.

Vigtige funktioner, du skal holde øje med:

• Maksimal kapacitet
• Maksimal køretid
• Automatisk indføring med maksimal ark-kapacitet
• Automatisk anti-jam
• Digitalt berøringspanel
• Robust konstruktion og langvarig holdbarhed
• Avanceret sikkerhedsniveau (til håndtering af juridisk følsomme og klassificerede dokumenter)

Hvilken type makulator er mest sikker?

Makulatorer får en sikkerhedsklassificering afhængigt af størrelsen af de stykker, de skærer et dokument i. Jo mindre stykkerne er, jo højere er sikkerhedsniveauet, fordi der er mindre chance for, at nogen kan sætte dokumentet sammen igen, for at få følsomme data ud af det.

Hvor en makulator anvendes, kan give en indikation af det krævede sikkerhedsniveau - traditionelt har der været mindre fokus på sikkerhed, når man f.eks. makulerer personlige papirer i hjemmet, end når man håndterer bortskaffelse af fortrolige dokumenter for en stor virksomhed.

Men dette er dog lang fra givet. Det nødvendige sikkerhedsniveau afhænger helt af, hvilken type arbejdstager du er, hvor du arbejder fra, hvilken type dokumenter du skal bortskaffe, samt eventuelle relevante lovkrav. Det er ikke kun det miljø, som makulatoren anvendes i. Mange medarbejdere i dag skal stadig håndtere meget følsomme materialer, selv når de arbejder hjemmefra.

Det er derfor vigtigt at tænke nøje over dine sikkerhedsbehov og vælge en makulator i overensstemmelse hermed.

Hos Leitz klassificerer vi alle vores makuleringsmaskiner efter branchens standardbeskyttelsesgrad, også kendt som P-niveauet.

Jo højere P-niveau modellen har, desto højere er sikkerhedsklassificeringen. Du kan også se henvisninger til en "DIN"-klassificering, idet DIN står for Deutsches Institut für Normung, det tyske standardiseringsorgan, som er blevet DE facto autoritet for makuleringssikkerhed.

Makulatorens funktioner forklaret

Når du har en forståelse af, hvad du har brug for fra en makulator, kan du vælge en model, der opfylder disse krav.

Selv om det er almindeligt, at makulatorer markedsføres som "makulatorer til hjemmekontoret" eller "professionelle makulatorer til kontoret", anbefaler vi på det kraftigste, at du kigger nøje på alle de tilbudte funktioner når du køber, for at sikre dig, at modellen virkelig opfylder alle de rigtige krav til dig.

Ved at vælge en makulator på baggrund af en grundig forståelse af dens funktioner og fordele øger du chancerne for at købe en model, som du er tilfreds med, og som giver dig god værdi for pengene.

I dette afsnit vil vi gennemgå alle de vigtigste funktioner, som du skal være opmærksom på, for at kunne vælge og bruge din makulator med succes.

Beholderkapacitet

Beholderen i en makulator er den beholder, som indeholder alle de makulerede stykker. Beholderens kapacitet fortæller dig, hvor meget beholderen kan rumme, før den skal tømmes. Du kan se kapaciteten i liter, i antal ark (dvs. hvor mange makulerede ark A4-papir den kan rumme, før den er fuld) eller begge dele.

Som en generel tommelfingerregel gælder det, at jo flere dokumenter du skal bortskaffe, og jo oftere du skal bruge makuleringsmaskinen, jo større kapacitet skal du vælge. Det skyldes, at du ikke skal tømme den så ofte, hvilket gør den mere effektiv og praktisk at betjene.

En meget stor beholderkapacitet betyder en stor enhed, så den tilgængelige plads er en faktor, der skal tages i betragtning. Du skal også være opmærksom på, at en lavere sikkerhedsklassificering betyder, at en skraldespand fyldes hurtigere, da større skårne stykker optager mere plads i skraldespanden. Dette er værd at huske på for modeller, der annonceres til hjemmebrug, som har tendens til at være kompakte i størrelse og have et lavere P-niveau.

Indføringstype

Indføringen er makulatorens munding, hvor dokumenterne indsættes. De tilgængelige indføringstyper kan opdeles i tre underkategorier:

Belastningskapacitet:

Belastnings- eller indføringskapaciteten angiver, hvor mange ark der kan føres ind i makulatoren på én gang. Som standard er det tal, der er angivet i specifikationerne for en model, baseret på 80 g/m² printerpapir i A4-størrelse.

Da der kan makuleres flere ark ad gangen, giver en højere belastningskapacitet mulighed for hurtigere makulering og anbefales til store mængder.

Hvis du har brug for at makulere dokumenter, der er større end A4, kan du måske folde papiret til den ønskede størrelse. Husk dog på, at det at folde arket vil påvirke tykkelsen og dermed antallet af ark, der makuleres, væsentligt. Alle vores IQ makuleringsmaskiner kan bortskaffe A3-dokumenter, der er foldet på midten, men ikke hvis belastningskapaciteten overskrides. Så når du makulerer foldet papir, skal du altid overveje mængden.

Indføringsmængde

De fleste makulatorer er som standard beregnet til at indlæse papirark i A4-størrelse. Der findes modeller med bred indgang til A3-størrelse, som er værd at overveje, hvis du har brug for at makulere større dokumenter i store mængder.

Hvis du køber en makulator med en indføring, der er beregnet til A3-ark, behøver du ikke at folde dokumenter for at makulere dem. Uden reduktion i belastningskapaciteten kan du makulere store dokumenter hurtigere.

Manuel makulator vs. automatisk makulator

Manuelle makulatorer er den mest almindelige type makulator, hvor papiret indsættes i makuleringsåbningen (kendt som munden) med hånden.

Automatiske makulatorer har derimod et fuldt automatiseret system, hvor du kan lægge en bunke papirer i en indføringsbakke, hvorefter makulatoren klarer resten og automatisk fører arkene gennem makuleringsåbningen. Dette er en enorm tidsbesparelse for brugere, der makulerer i partier.

Automatisk indføring anbefales ved større mængder makulering. Leitz IQ manuelle makulatorer har f.eks. en kapacitet på mellem 10 og 20 ark ad gangen. Mens Leitz IQ Auto feed makulatorer giver dig mulighed for at bortskaffe op til 600 ark ad gangen.

Automatiske makulatorer passer til travle arbejdsrutiner og hjælper folk med at makulere, som de ønsker det.

Undersøgelser fra Deep Blue Insight viser, at 47 % af folk "makulerer, mens de er i gang" - dvs. makulerer et dokument med det samme, når behovet opstår - mens 53 % enten har et område, hvor de opbevarer dokumenter, der skal makuleres, eller har en rutine for arkivering af dokumenter, og har en tendens til at makulere dem i partier.

Driftstid

En makulators driftstid refererer til den tid maskinen kan bruges uafbrudt uden pause. Dette er grundlæggende et mål for motorens modstandsdygtighed - hvis du presser en makulator ud over dens driftstid, risikerer du permanent skade. Som en sikkerhedsforanstaltning ved fejlovergang vil de fleste moderne makulatorer automatisk lukke ned, når driftstidsgrænsen er nået.

Sammen med driftstiden har makulatorer også en nedkølingstid, som er den tid de skal stå, efter driftstidsgrænsen er nået, før de kan bruges igen. Dette er ligeledes for at forhindre, at motoren overophedes.

På budget-makulatorer, der kun er beregnet til privat brug, kan du opleve, at makulatorerne kun har en meget kort driftstid. Det er fint, så længe du kun skal makulere nogle få ark ad gangen og ikke behøver at bruge den særlig ofte.

Når mængden og hyppigheden af makulering stiger f.eks. på et travlt kontor, bliver korte driftstider et problem. Ingen ønsker, at en makulator skal afbryde halvvejs gennem et job, fordi driftstiden er nået, eller at den skal vente på at køle ned.

Leitz IQ makulatorer tilbyder generøse driftstider, der med vores modeller med større kapacitet stiger til maksimalt 240 minutters kontinuerlig brug. Lige så vigtigt er det, at alle vores makulatorer har indikatorlamper, der fortæller dig, hvornår de har nået deres driftstidsgrænse, og hvornår de er klar til brug igen.

Sikkerhedsfunktioner

At eje en makulator har sikkerhedsmæssige konsekvenser. Skarpe skæremaskiner, der arbejder med høj hastighed, udgør en betydelig sikkerhedsrisiko, hvis de ikke anvendes omhyggeligt og korrekt.

Hvis du bruger en makulator i dit hjem, bør du gøre dig bekendt med producentens retningslinjer for sikker brug. Hvis du køber en makulator til arbejdspladsen, skal du indarbejde brugen af makulatoren i din sundheds- og sikkerhedspolitik, og uddanne alle medarbejdere der bruger den, i overensstemmelse hermed.

For at gøre alt dette nemmere er makulatorerne udstyret med en række indbyggede sikkerhedsfunktioner, der er designet til at beskytte mod ulykker. Vi har allerede nævnt et par af dem - automatisk start på manuelle makulatorer og nedlukning med driftstidsbegrænsning/overopvarmningsbeskyttelse. Her er nogle andre, som du bør holde øje med:

• Automatisk stop. Slukker motoren, så snart der opdages en blokering, så der ikke bliver mere materiale tilstoppet.
• Omvendt indføring Vender indføringsretningen for at fjerne en tilstopning, så man ikke behøver at lægge hånden for tæt på.
• Lås af skraldespand. Stopper makulatoren, hvis beholderen ikke er låst korrekt på plads.

Hvordan vedligeholder man en makulator?

Autoliering & olie-ark

Hvis de anvendes korrekt, er Leitz IQ makulatorer nemme at køre og vedligeholde. Det største vedligeholdelseskrav er at holde dem olieret.

Oliering af en makulator forhindrer, at skæreknivene sætter sig fast, hvilket kan forårsage flere blokeringer og i sidste ende, at motoren brænder ud. Standardmetoden til at oliere en makulator er at indsætte et olieark manuelt. Maskinen arbejder gennem oliearket som ethvert andet materiale og spreder i processen olien over de bevægelige dele. Dette skal gøres ca. en gang om måneden. Regelmæssig oliering forhindrer papirstop, da der er risiko for, at motorerne kan overophede, når de forsøger at fjerne papirstoppet, hvilket medfører massiv belastning og genererer meget varme.

Regelmæssig tømning af beholderen

Ud over at holde øje med indføringskapaciteten regelmæssigt, er et andet tip til at undgå papirstop, at tømme beholderen regelmæssigt for at forhindre, at den flyder over. Hvis en beholder fyldes for meget, kan det makulerede papir hobe sig op i skæreknivene og øge risikoen for papirstop.

Hvad skal jeg gøre, hvis min makulator går i stykker?

For at få ro i sindet er det vigtigt at sikre sig, at makulatoren har en god garantiperiode for både skæreknivene og selve maskinen, og at du køber fra en anerkendt producent, som du kan kontakte direkte, hvis behovet skulle opstå.

Leitz IQ makulatorer giver en udvidet garanti (når de registreres på stedet) og support via en kundeservice og en FAQ-sektion.  Hvis du allerede ejer en Leitz makulator, skal du sørge for at registrere den her.