Pro většinu kancelářských manažerů je to věčné téma: Jak přimět své kolegy, aby řádně opustili kancelář a uložili své dokumenty? Žádosti nebo připomínání se obvykle míjejí účinkem. Existuje však několik jednoduchých způsobů, jak zapojit celý tým do organizace kanceláře.

Musíte znovu a znovu žádat své milé kolegy, aby udržovali pořádek na svém pracovišti nebo v kancelářské kuchyňce? Být strážcem organizace kanceláře může být únavné. Obvykle se všichni zaměstnanci cítí stejně: pracovní den začíná s mnohem lepším pocitem pohody, pokud je pracovní prostředí po předchozím dni uklizeno. Příjemné a především vkusné kancelářské prostředí přispívá k vyšší koncentraci, efektivitě a motivaci. Je to faktor, který nelze podceňovat.

Pravidlo číslo 1: Viditelné pokyny

Aby se všechna práce nenaložila na bedra jedné osoby, pomůže několik jednoduchých pravidel, která platí stejnou měrou pro všechny zaměstnance. První základní pravidlo je: zviditelnit tato pravidla pro všechny v místech, kde chceme udržovat pořádek. To znamená, že již nelze přehlížet úkoly a potřeby, které jsou jinak v pořadí důležitosti vždy až za prací. Zavěste nástěnku nebo plakát s krásně dekorovaným textem a designem na jasně viditelné místo, aby se jím cítila oslovena celá kancelář. Díky jasně sděleným a všeobecně uznávaným kancelářským pravidlům si kolegové navzájem pomáhají a připomínají si, aby se jimi řídili.

Pravidlo číslo 2: Kontinuální organizační systémy

Sjednoťte obecné organizační systémy do individuálních pracovních oblastí – od účetnictví po personalistiku. Za tímto účelem by mělo být zajištěno potřebné kancelářské vybavení, od složek po úložné boxy. Mohou se tak lépe zavést a vštípit do povědomí již naučená pravidla, například určité struktury a barevné systémy pro ukládání nebo pořadače se složkami. Systém kontinuální organizace také vytváří vizuální pořádek a vizuální pořádek vytváří harmonické kancelářské prostředí.

Pravidlo číslo 3: Méně je více

Na přeplněném pracovišti je mnohem těžší udržovat pořádek. Snažte se vše redukovat na minimální množství. Jestliže se kancelářské potřeby na stole omezí pouze na nezbytné věci, je snazší mít na pracovišti přehled. Aby se předešlo zmatkům s mnoha složkami a chaotickou změtí věcí na stole, je užitečné je pravidelně třídit a mít po ruce pouze ty nejdůležitější. Jednoduché úložné systémy s několika podsložkami a barevné odkladače nebo krabice s jasným označením, například datem a oborem, pomáhají rychleji zjistit správné přiřazení. Pro uklizený pracovní prostor existuje další pádný argument: chaos na stole snižuje produktivitu.

Pravidlo číslo 4: Udržujte pořádek společně

Hezké prostředí kanceláře zvyšuje pohodu a přispívá k dobrému pracovnímu prostředí. Je proto důležité objasnit kolegům, že respektování určitého základního řádu má na každého jednotlivce pouze pozitivní účinky a že všichni zaměstnanci cítí větší osobní pohodu. Pravidelné společné brigády jsou nejen vhodné, ale také posilují pozitivní spojení mezi organizací a výsledkem. Může to být například společný jarní úklid nebo úklid na konci měsíce. Malá odměna pro nejlepší oddělení povzbudí soutěživost týmů a úklid se stane zábavnějším. Porovnání pracoviště před úklidem a po něm bude také mít svůj účinek.